Джина Трапани - Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей

• Остановите рассылку сообщений . Сэмюэль отмечает, что основной причиной загрузки электронной почты служит широко распространенная привычка отвечать на каждое письмо, даже если оно содержит лишь слово «Хорошо» или «Спасибо». Не нужно этого делать.

Более подробно о контроле над электронным ящиком рассказывается в главе 25 «Восемь способов борьбы с переполненным электронным ящиком».

Если вы уже перепробовали все основные способы структурирования электронной почты, но ваш ящик по-прежнему постоянно битком набит сообщениями, воспользуйтесь восемью проверенными на практике советами, которые приведены ниже. Они варьируются от разумных до радикальных. Попробуйте воспользоваться каждым из них или несколькими сразу, но заставьте себя покинуть зону комфорта. Возможно, самые немыслимые на первый взгляд тактики помогут вам открыть новые пути для более эффективной работы с электронной почтой. Если правилами компании предусмотрено мгновенно отвечать на каждое сообщение, отправьте письмо коллегам и регулярным корреспондентам, чтобы оповестить их о своем эксперименте. Так вы избежите недовольства с их стороны при использовании некоторых радикальных способов.

1. Исключите обязательные ответы. Настройте автоответчик. Тогда все корреспонденты будут знать, что вы отвечаете на письма выборочно в зависимости от наличия доступа к интернету и степени важности сообщения. Кроме того, дайте понять, что не ожидаете ответа на все отсылаемые по электронной почте вопросы. Вот один из вариантов.

Тема:Ограничение на электронные письма означает, что я не могу ответить на полученное сообщение

Спасибо за Ваше сообщение. Я экспериментирую с новым подходом к электронной почте: реже отсылаю письма и реже отвечаю на них. Я по-прежнему регулярно проверяю почтовый ящик, так что, если вы не получите ответ в течение 72 часов, знайте, что я ознакомился с ним и сохранил его. Такой подход поможет мне сосредоточиться на приоритетных задачах. Спасибо за понимание.

2. Чтобы смягчить резкость сообщения, добавьте внизу несколько строк с пояснениями и контактной информацией. Я, например, подписываюсь так:

Александра Сэмюэль, доктор наук, директор интерактивного медиацентра Social + в Университете Эмили Карр

alex@alexandrasamuel.com

Twitter: @awsamuel

Присоединяйтесь к борьбе с перегруженностью электронной почты.

Сфокусируйтесь на своих приоритетах. Не получив от вас ответа, я не обижусь.

Простите, если не отвечу: я тоже пытаюсь сосредоточиться.

Если необходимо, свяжитесь со мной в Twitter или посредством SMS.

3. Установите лимит сообщений. Ограничьте количество исходящих писем в ежедневно создаваемой цепочке. Как правило, один вопрос, отправленный по электронной почте, генерирует 4–10 ответов, так что вы создаете себе дополнительную работу, отсылая каждое сообщение. Отправляйте меньше, и будете получать меньше. Определите некое количество входящих сообщений, подлежащих рассмотрению, и пусть оно станет вашей дневной нормой. Используйте фильтры в настройках электронной почты для сортировки входящих писем и сохраняйте наиболее важные из них. Остальные пусть автоматически отправляются в альтернативные папки. Меняйте правила работы с почтовым ящиком до тех пор, пока количество ежедневных входящих писем не сократится до установленного вами лимита. Например, я автоматизировала отправку входящих электронных писем в различные папки: внутренняя почта, пересылаемые сообщения, уведомления социальных сетей и многое другое. Мои коллеги знают, что любое письмо с пометкой «Срочно!» по-прежнему попадает непосредственно в папку «Входящие». Вы можете настроить электронную почту так, что сообщения от вашего начальника будут помечаться как особо важные или выделяться каким-нибудь цветом. Добейтесь сокращения потока входящих сообщений до приемлемого уровня и убедитесь, что электронные письма от текущих или потенциальных клиентов не потонут в море спама.

4. Отвечайте на письма по телефону. Вы можете избавиться от необходимости писать сообщения, заменив их быстрым звонком. Пятиминутный разговор о важном проекте гораздо эффективнее, чем длительное эпистолярное обсуждение.

5. Благодарите людей лично или по телефону, даже если придется оставить голосовое сообщение. (Однако благодарность за выполненную работу следует отправлять по электронной почте, чтобы получатель мог использовать письмо в качестве рекомендации.) Самое главное – не отвечать письмом на разозлившее или обидевшее вас сообщение. Поговорите с его отправителем по телефону или лично при встрече, поскольку обмен электронными письмами способствует раздуванию обиды.