Джина Трапани - Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей

Если вы уделяете электронной почте больше времени, чем работе, пришло время изменить ситуацию.

Компьютерные разработчики придумали электронную почту по принципу обычной, поэтому воспринимайте свои входящие сообщения как простые письма. Вы же не станете вечно хранить счета и приглашения на вечеринки в честь дня рождения? Отсортируйте письма по отправителю, дате или теме, чтобы было удобно очищать ящик. Затем удалите нежелательную почту, отмените подписку на рассылку новостей, которую никогда не читаете, или на сайты, которые уже не посещаете. Если в основной папке у вас скапливается тысяча сообщений, деловой обозреватель Эми Галло предлагает создать в архиве новую подпапку под названием «Старые входящие письма» и перемещать их туда. У вас будет доступ к ним в случае необходимости, но вы сможете начать работу с новыми письмами без нудного пересмотра старых.

Иногда управление электронной почтой превращается в бесконечный процесс не только из-за огромного числа сообщений, но и из-за сложной системы каталогов. Необходимо упростить входящую почту, создав в ней всего три папки.

1. На контроле – для сообщений, ответ или реакция на которые займут более двух минут. (В список текущих дел внесите соответствующую запись для каждого такого сообщения.)

2. Ожидают уточнения – для писем, на которые вы ожидаете ответного действия. Это может быть пакет документов на отправку или приглашение на мероприятие. (Внесите соответствующую запись в свой календарь для каждого такого сообщения.)

3. Архив – для писем, с которыми вы уже разобрались, но хотите сохранить.

Как только порядок в электронной почте будет наведен, вы захотите сохранить ее организованную и практичную структуру, поскольку благодаря этому сможете сосредоточиться на самой важной работе. Предлагаем несколько методов поддержания порядка в электронном почтовом ящике.

• Обрабатывайте письма партиями. Большинство из нас проверяют почту в течение всего дня, уделяя внимание срочным уведомлениям и игнорируя остальные. Это способствует накапливанию непросмотренных сообщений в папке «Входящие». Вместо того чтобы заглядывать в почту после каждого звукового оповещения о новом письме, разбирайте их через какое-то определенное время. Можно полностью закрыть почтовую программу или настроить ее таким образом, чтобы ваш телефон проверял поступление сообщений каждые несколько часов. Затем, когда у вас появится время, или в перерыве между делами займитесь проверкой новых сообщений. Александра Сэмюэль, соучредитель компании Social Signal, рекомендует установить конкретное время для обработки электронной почты, например с восьми до десяти утра и с четырех до шести вечера. Следует известить корреспондентов и коллег о вашем графике проверки почты письмом или заметкой в блоге (если необходимо, согласуйте этот вопрос с начальником.) Безусловно, в срочных случаях люди могут позвонить вам, но не прибегайте к данному методу постоянно. Вы ведь не хотите, чтобы на вас обрушился шквал телефонных звонков?

• Используйте правило «двух минут». Поскольку вы проверяете почту партиями, отвечайте на любые сообщения, работа с которыми занимает менее двух минут. Не тяните с ответом и не оставляйте их во входящей почте как прочитанные в надежде вернуться к ним позже. Более того, не стоит перемещать их в папку «На контроле». Разбирайтесь с ними сразу же. Для того чтобы придерживаться правила «двух минут», старайтесь отвечать на все письма тремя предложениями или еще короче, советует Дэйв Керпен, исполнительный директор Likeable Media. Если требуется больше времени, нужно не писать, а звонить корреспонденту. Предложите вашей команде или отделу провести такой групповой эксперимент, и вы тотчас заметите, сколько времени экономится на обработке почты.

• Долой функцию «Ответить всем» . Керпен также рекомендует для общения с коллегами пользоваться внутренней социальной сетью, которая способствует более тесному сотрудничеству и избавляет от устрашающих цепочек связи, образующихся при применении функции «Ответить всем». Попробуйте создать приватную закрытую группу в Facebook либо освойте такие специальные инструменты, как Jive и Yammer, которые позволяют организациям открыть приватную платформу в виде социальной сети. Jive отлично подойдет для крупных компаний, а Yammer удобно использовать в разных отделах или мелких организациях. Получайте ответ немедленно, практически не отрываясь от работы.