Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

Метод обратного звонка, кроме того, дает вашему секретарю возможность подготовить необходимые для переговоров материалы, в результате чего сокращается общее время телефонного разговора.

Если абонент назвал цель звонка, то вы выигрываете время, обдумав в промежутке свой ответ. Исходящими звонками легче манипулировать, чем входящими. Самый рациональный метод — сводить исходящие звонки в так называемые телефонные блоки.

Выберите два временных промежутка, например ближе к полудню или к вечеру, когда вы сможете «отработать» свои телефонные разговоры все вместе или сериями, предварительно подготовившись к ним. Преимущества такого «серийного производства» перед многочисленными разрозненными звонками состоят в том, что вам надо лишь один раз подготовиться и вы можете разом выполнить однородную работу.

Испробуйте этот метод и убедитесь в том, какие в нем скрываются возможности рационализации, но следите за тем, чтобы ваши телефонные блоки были не слишком продолжительными (примерно 30 минут), так как иначе ваш телефон будет постоянно занят и звонящие к вам потеряют терпение. Таким образом вы будете вести не бессистемные разговоры «между прочим», а нацеленные, планомерные и потому более эффективные.

Ваша концентрация будет существенно выше, и вам не будут мешать входящие звонки (поскольку вы заблокируете свою линию). Если вы заранее определите цель разговора, вы сразу сможете начать обсуждение важных вещей. Вы не тратите время на поспешный поиск во время разговора необходимых документов, поскольку все уже заранее приведено в порядок. Таким образом вы сможете сэкономить много времени.

Для ускоренной подготовки одного или нескольких телефонных разговоров вы можете использовать план дня. Помечайте там вопросы, подлежащие выяснению по телефону, а также при необходимости их результаты.

«Мелкие» телефонные звонки, которые приходится делать в течение одного или нескольких рабочих дней, должны производиться в блоке в непроизводительное время (см. график работоспособности), когда они не могут нарушать ход работы. Используйте «холостые» промежутки времени и другие паузы между отдельными делами или совещаниями, чтобы сделать нужные звонки.

Пользуйтесь телефоном антициклично, т.е. не в рабочие часы пик. Тогда вы сможете быстрее дозвониться до своего партнера. Наиболее благоприятными для телефонных звонков промежутками является время с 8.00 до 9.30; с 13.30 до 14.00; после 16.30.

В другие часы приходится считаться с тем, что время решения вопросов по телефону почти удваивается и ваш партнер может с вами немедленно говорить лишь примерно в 50% случаев.

Перед каждым звонком проверьте три принципиальных вопроса:

- Имеется ли однозначная потребность в личном контакте?

- Обязательно ли знание ответа для того, чтобы прийти к соглашению?

- Существует ли возможность последующей встречи с партнером (абонентом)?

Предварительные соображения, которые не приводят к телефонному разговору, ценнее, чем телефонный звонок без цели или результата

Вы должны набирать номер только тогда, когда вам будет ясна цель разговора:

- Хочу ли я просто поддержать общий контакт и обменяться мнением с коллегой?

- Хочу ли я пуститься в воспоминания или установить новую связь?

- Хочу ли я получить информацию или передать ее?

- Хочу ли я поделиться идеей и попросить ее оценить?

- Хочу ли я убедить другого в своих намерениях и ближе ознакомить со своими проектами?

Позаботьтесь о выборе правильного момента для своего разговора:

- Выясните самое лучшее время для звонка, чтобы не отрывать партнера от дела. Установите это время в конце предыдущего телефонного разговора или при личной встрече,

- Предупреждайте о своем звонке заблаговременно! Многие из ваших деловых партнеров будут за письменным столом ждать вашего звонка, если вы заранее укажите (с помощью письма, телекса, секретаря) точное время. Вы сэкономите время и средства и ускорите решение соответствующего вопроса!

- Готовьтесь к своим звонкам по-деловому и содержательно!

- Важной предпосылкой успешного телефонного разговора является его подготовка. Следующий бланк поможет вам эффективнее использовать такой инструмент общения, как телефон.