Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

5. Частную информацию излагайте в конце, когда покончите с основной темой.

6. Поручите своему секретарю следить за временем визита; договоритесь с ним о том, чтобы он вам напоминал о нем или вмешался в разговор с помощью фразы типа: «Через полчаса вы должны ехать в город N» и т. д.

7. Подготовьтесь, хотя бы на скорую руку, к разговору по его существу (подоплека проблемы, прежние дискуссии на эту тему, принятые решения и шаги) и держите наготове необходимые документы.

8. Настройтесь на возможные аргументы и возражения своего собеседника.

9. В заключение проверьте, необходим ли этот разговор и нет ли ему альтернативы (например, звонок по телефону или деловая встреча за обеденным столом).

10. Готовьтесь к разговору, например с помощью следующего бланка-листка.

Собеседования с сотрудниками.Посещение своих сотрудников легче контролировать и включать в собственные временные планы, чем визиты коллег из других отделов. Установите для сотрудников определенные часы приема, во время которых вы сможете обсудить с ними все, что накопилось за истекший период.

Для этих целей заведите на каждого сотрудника отдельный листок для записей в своем дневнике времени. Проводите также регулярные краткие оперативные совещания, чтобы прояснить возникающие рабочие и управленческие проблемы.

Обедайте вместе со своими сотрудниками время от времени, чтобы удовлетворять потребность в личных контактах. Побуждайте ваших сотрудников использовать телефон или писать краткие записки, когда не требуется непосредственное общение.

Обращение с незаявленными посетителями.Способы обращения с незаявленными посетителями зависят от того:

- располагаете ли вы достаточным временем;

- оправдывают ли запросы посетителя время, на них приходящееся;

- в каких отношениях вы находитесь с посетителем;

- какой опыт вы приобрели от прошлых общений с ним.

Прежде всего спросите его о причинах визита (выясните вопросы: что, для чего, кто, почему, как, чем, когда?).

В зависимости от полученных ответов:

- делегируйте разговор своему сотруднику, в другое подразделение или отдел;

- если можно решить вопрос с небольшими затратами времени, продолжайте разговор — отвлечение, которое уже началось, будет меньшим;

- в противном случае согласуйте время встречи и «отпустите» посетителя.

Однако самое лучшее — приучить посетителей к твердо установленным часам приема и часам, закрытым для посещения.

Завершение разговора.Любая беседа независимо от ее продуктивности должна когда-то кончиться. Если вы, принимая 5 посетителей в день, на каждом потеряете только 5 минут, то в течение недели это составит уже свыше двух часов!

Если сам посетитель не желает завершать собеседование, попробуйте использовать следующие более или менее вежливые (в зависимости от ситуации) методы.

1. Выскажите обобщающее или завершающее замечание.

2. Закончите деловую часть разговора, перейдя к пустой болтовне.

3. Посмотрите на наручные часы или сделайте так, чтобы прозвучал запрограммированный сигнал.

4. Покажите, что вам скучно.

5. Встаньте.

6. Проведите своего посетителя к двери.

7. Начните читать свои бумаги в то время, когда посетитель продолжает говорить.

8. Договоритесь со своим секретарем о том, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем сроке.

9. Во время дискуссии говорите несколько энергичнее и поспешнее.

10. Сообщите своему посетителю до разговора и перед его завершением о том, что вас ждут другие посетители и ваше время ограниченно.

Или скажите просто, что вы хотели бы теперь закончить разговор!

Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством коммуникации и тем самым наиболее частым источником «помех» в деловой жизни. Из десяти менеджеров девять проводят у телефона по крайней мере один час в день, а четверо из десяти разговаривают по телефону более двух часов в день.