Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

20% — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)

20% — спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество)

В зависимости от вида и рода ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно вы можете их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.

Таким образом вы приобретете:

- постоянное представление о расходе своего бюджета времени;

- опыт как основу для будущей потребности во времени;

- исходные позиции для совершенствования применяемой вами методики работы и распределения времени и т.д.

Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделите их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи.

Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные. Используйте для этих целей рабочий формуляр «Список дел и контроль за их выполнением» (образец см. 3.3).

Работа по системе и соблюдение временных планов важнее заполнения формуляров (педантичного ведения записей).

Пример:

- вместо: «позвонить г-ну Майеру»

- лучше: «согласовать с г-ном Майером программу для ЭВМ».

Таким образом ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение какой-то вашей цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения того, что вам спонтанно приходит на ум. Постоянно задавайтесь вопросами: В чем цель этого разговора, этой работы и т.п.? Чего я хочу достичь?

Опыт показывает:

На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.