Дэвид Льюис - Управление стрессом [Как найти дополнительные 10 часов в неделю] [litres]

4. Формулируйте проект в терминах ощутимых основных результатов, а не общих целей.Например, будет лучше попытаться увеличить производство продукции на Y процентов или уменьшить затраты времени на возвращение к уже сделанному на Z часов посредством более эффективной организации времени, чем стремиться к неопределенной и расплывчатой цели «повышения производительности».

5. Пресекайте попытки подчиненных, работающих неохотно, отделаться видимостью «занятости»вместо выполнения работы, ставя перед ними строго очерченные цели и требуя отчета об их достижении.

6. Представляйте рабочие планы,подробные графики работ и точные спецификации в письменном виде.

7. Продвигаясь вперед, расширяйте и активизируйте использование новых приемов организации времени.Беритесь одновременно за большее число проблем и охватывайте большую часть всей работы, используя обдуманные рабочие планы.

8. Там, где это уместно, ежедневно рассчитывайте среднее время ответа (СВО)и используйте его в качестве исходного показателя производительности. Вывешивайте СВО в доступном для всех месте.

9. Не удовлетворяйтесь текущими уровнями эффективности использования времени.Размышляйте и говорите об отдаче затраченного времени точно так же, как думаете и говорите о прибыли на акцию без фиксированного дивиденда. Требуйте от своей команды скорости. Но обеспечивайте своих подчиненных инструментами для достижения такого прироста без риска возникновения стресса, вызывающего сгорание и падение морального духа.

10. Исключите шаги, не прибавляющие стоимости, то есть все то, за что ваши клиенты отказались бы платить, будь у них выбор. Подсчитано, что примерно до 90 % времени, затрачиваемого в ходе большинства процессов, не дает никакой прибавки стоимости. У инженеров по технологическим процессам есть поговорка: «Исключай, а не чередуй», – что означает: избавляйтесь от всего несущественного. Питер Друкер говорит, что менеджеры должны задавать себе вопрос: «Не обрушится ли крыша, если мы вообще перестанем выполнять эту работу?» Если ответ будет: «Нет», – исключите это задание.

Когда компания American Airlines, возглавляемая Робертом Крендаллом, перестала класть в свои салаты маслины, ни один пассажир не обратил на это внимания. И, конечно же, ни один не пожаловался. Тем не менее это экономит компании $100 000 в год. Небольшие перемены могут складываться в большую экономию. Применяйте философию "маслин" в своей деловой практике.

11. Рационализируйте все, что возможно.Ищите лишнее. Впервые получив информацию о чем-либо, используйте технические средства, чтобы полностью овладеть ею.

12. Там, где возможно, стандартизируйте процедуры.Зачем тратить время на то, чтобы заново изобретать колесо?

13. Избегайте накопления просроченных заданий, отнимающих значительную часть времени. Отказывайтесь принимать скопившиеся дела за неизбежный факт деловой жизни. Выделите необходимое для их устранения время и в дальнейшем не допускайте повторения подобного.

14. Переключитесь на отчетность в исключительных случаях,а не настаивайте на том, чтобы ваших менеджеров постоянно информировали о состоянии дел в каждой конкретной области.

При такой постановке дел менеджеры будут привлекаться только в тех случаях, когда выполнение задания отклоняется от оговоренного стандарта больше допустимого уровня. Отчетность в исключительных случаях для менеджера по продажам, например, может ограничиваться сообщениями коммерсантов, продавших менее 90 % или более 110 % своей квоты. Отчетность в исключительных случаях позволяет менеджерам проникнуть непосредственно в суть проблемы или открывшейся возможности. Им не приходится больше тратить время на рассмотрение дел, идущих в основном так, как и ожидалось.

Основная трудность с отчетностью в исключительных случаях заключается в определении исходных параметров. В некоторых областях, например планировании производства, торговле или бюджетном финансировании, стандарты всегда твердо установлены. Но этот вопрос становится более проблематичным в таких областях, как жалобы клиентов, возврат товара или колебания цен.

Сложности возникают и в тех случаях, когда большая часть дела идет не так, как планировалось, и отчетность в исключительных случаях из кратких документов превращается в многостраничные доклады.