Владимир Якуба - Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь

Да, поначалу это кажется утопией — не каждый начальник пойдет вам навстречу, да и не всякий сразу решится бросить курить. Однако эти примеры помогут вам разработать свои способы борьбы с непродуктивностью.

Тайм-киллер № 3. Хаос

Неумение оценивать собственные возможности и оптимизировать работу тоже ворует у нас время. Нечетко сформулированную или неправильно поставленную задачу невозможно выполнить оперативно и эффективно.

Постоянная необходимость решать срочные, а не стратегически важные задачи скоро приведет к ухудшению результатов работы.

Как бороться с хаосом?

Запишите, на что вы тратите время в течение рабочего дня, и проанализируйте получившийся список.

Еще раз перечитайте первые главы этой книги и начните составлять планы на день, неделю, месяц, год.

В планах на день обязательно закладывайте время на отдых, питание, восстановление сил.

Определите, какие задачи приоритетны, а какие можно отложить.

Разберитесь на своем рабочем столе и в компьютере, чтобы нужные материалы всегда были под рукой.

Готовьтесь к любой встрече или совещанию заранее, чтобы не пришлось собираться повторно.

С окружающим хаосом справиться достаточно просто. Мне помогают в этом два базовых прин­ципа:

1.-Без сожаления избавляйтесь от любого барахла на рабочем месте.

Работая в крупной компании — операторе сотовой связи, я обратил внимание, что столы моих коллег выглядели по-разному. У 80% людей они были чем-то завалены, и лишь единицы дер­жали на столе, помимо компьютера, небольшую стопочку бумаг в лотке и канцелярские принадлежности.

Угадайте, кто был более продуктивен?

Да, и вот что еще поразило меня в то время — начальство чаще всего придиралось к тем, кто сидел за чистым столом. А все потому, что эти люди работали, а не демонстрировали бурную деятельность.

Но если на рабочем месте у такого человека мало документов, складывается ощущение, что он бездельник. Вот такой парадокс.

2.-Постоянно проводите «чистку» в голове.

Сортируйте дела по степени важности и срочности выполнения, тогда вы успеете сделать все поэтапно, без лишних эмоций. Когда задач чересчур много и все они требуют внимания одновременно, вы можете запаниковать. Даже на физическом уровне вы демонстрируете, какая неразбериха царит в вашей голове: постоянно порываетесь куда-то бежать, хватаетесь то за одно, то за другое. Действия становятся хаотичными, еще немного, и вас охватит паника.

Такие тревожные метания начинаются, когда вместо сегодняшнего дня излишне переживаешь за вчера и завтра. Придите на помощь своему мозгу, структурируйте поступающие «вводные» хотя бы на листе бумаги или в телефонных заметках.

И еще несколько советов:

— Не держите все в голове. Как-то ехали мы с товарищем и беседовали, причем 90% времени говорил он. Мы давно не виделись, ему было что рассказать. Говорили мы с ним на самые разные темы, начиная с политики и заканчивая кни­гами.

Слушать его было очень интересно. Если мне нравилась какая-то мысль, я доставал телефон, открывал раздел заметок «Мысли в дороге» и ее записывал. Мне было бы сложно запомнить все, о чем говорил товарищ, но теперь, если будет необходимость, я в любой момент восстановлю в памяти то, что меня заинтересовало.

— Рисуйте. Делайте это постоянно: на встречах, при телефонных переговорах, для себя. Необязательно быть художником — рисуйте как можете, но так, чтобы картинки были вам понятны.

Я чаще всего использую обычные элементы блок-схем: прямоугольники, круги, стрелочки и т. п. Кто-то для визуализаций использует Mindjet, кому-то достаточно обычной бумаги. Выбирайте самый удобный для себя способ визуальной фиксации важных моментов.

— Освойте в своих гаджетах программные продукты, которые помогают систематизировать входящий поток информации.

От себя настоятельно рекомендую хотя бы раз в месяц интересоваться обновлениями в программах, связанных с постановкой задач, организацией работы и фиксацией информации.

Еще лет пять тому назад мы с супругой настроили Google Tasks для походов в магазины и создали разные разделы: аптека, продукты, вещи и так далее. Супруга в восторге, когда у программы появляются обновления и новые возможности. Электронные помощники значительно упрощают и рабочие, и бытовые моменты.

Тайм-киллер № 4. Беспокойство

Все мы живые люди, а это значит, что у нас есть чувства и эмоции, в том числе и те, что препят­ствуют эффективному решению задач. Среди самых распространенных эмоциональных проблем можно назвать волнение, боязнь «белого листа» (страх начать новое дело), синдром откладывания, спешка и потеря интереса к делу до его окончания. Причем эта проблема касается всех нас.