Радислав Гандапас - Презентационный конструктор

Что же делать? Разработать и внедрить корпоративные стандарты проведения презентаций, каждый из которых должен быть обоснован и направлен на оптимизацию проведения презентаций. При необходимости в такие стандарты могут вноситься изменения.

Корпоративные стандарты должны быть записаны в специальную книгу, которая может быть названа, например, «Корпоративная книга презентатора». У нее должен быть хранитель. Только один, совершенно конкретный человек должен отвечать за ее хранение, использование и дополнение. В крупных компаниях есть даже должность, которая дает ее обладателю право и наделяет обязанностью следить за реализацией этих стандартов. Например, в McKinsey & Company такая должность называется «директор по визуальным коммуникациям». И занимает ее автор бестселлеров «Бизнес–презентация» и «Говори на языке диаграмм» Джин Желязны.

Как же должна выглядеть корпоративная книга?

Лучше, если это будет прошитая распечатка. Практика показала, что электронная книга при всей нашей современности и привязанности к технике читается гораздо меньше. И отношение к ней другое. Повесьте в коридоре офиса стенгазету с поздравлением сотрудника с днем рождения и разместите ту же информацию во внутренней сети. Сравните эффект. То же и с книгами. Поэтому распечатайте книгу, каждый раздел которой будет лишен пафоса и лирики. Там должны содержаться конкретные требования к презентациям.

Очень сэкономит время подготовки прилагаемый к книге банк изображений. Для того чтобы выступления сотрудников одной компании были единообразными, стоит сформировать набор таблиц, графиков, диаграмм и специальных иконок, которые будут использоваться при подготовке слайдов. Для многих крупных компаний такой пакет создают дизайн–студии: заказчик может быть уверен, что подобных символов не будет ни у кого больше. Использование такого банка не только стандартизирует визуальную часть презентации, но и упрощает поиск подходящего изображения. В России такие заказы блестяще выполняет студия IndeZZign. Предвижу, что кто–то из читателей возмутится и скажет, что тогда презентации будет сделаны будто под копирку и смотреть их будет неинтересно. Тут нужно заметить, что деловые презентации — не конкурс художественной самодеятельности. Это вспомогательный элемент деловой коммуникации. И, как в любой деловой коммуникации, здесь должны быть правила игры, которые помогают обеим сторонам.

• Новичков знакомят с содержанием книги, дают почитать. Когда презентация готова, она тестируется на соответствие корпоративным стандартам. Обнаруженное несоответствие должно быть устранено.

• Если к хранителю книги обращаются с предложениями по совершенствованию стандартов проведения презентации, он рассматривает их и вносит в книгу.

• При подготовке к презентации докладчик сверяется со стандартами, пользуется банком данных.

• Сложные, курьезные, необычные случаи при проведении презентации вносятся в книгу, если могут послужить примером или стать поучительной историей.

Содержание корпоративной книги может варьироваться в зависимости от особенностей компании, продукта и формата проводимых презентаций. В любом случае следует помнить о том, что корпоративные стандарты должны помогать в работе, обогащая каждого выступающего тем опытом, который наработали его предшественники.

Если вы не просто хотите подготовить хорошую презентацию, а намерены стать успешным презентатором, для которого это — норма, придется потрудиться. Впрочем, эти инвестиции быстро окупятся. Для облегчения работы я рекомендую завести дневник, в который вы будете вносить данные о каждом своем выступлении. Сюда может попасть не только презентация, но и выступление с тостом на вечеринке у друга, реплика на совещании у директора, благодарственная речь по случаю вручения вам государственной награды. Одним словом, любое выступление. Дневник лучше вести в тетради или блок–ноте. Проследите, чтобы это была не копеечная тетрадь. Выберите подороже и покрасивее. Это психологически настроит вас на соответствующее отношение к той аналитической работе, которую вам предстоит вести. Конечно, можно и файл в компьютере создать. Но эффект будет не совсем тот, которого мы ходим достичь. В этой тетради для новой записи отводите чистую страницу. Так, по каждому выступлению просто заполняйте пункт за