Татьяна Ананьева - Рестарт. Как вырваться из «дня сурка» и начать жить

К примеру, если на этой неделе вам предстоит двухдневная командировка, то существенно сокращается бюджет времени на выполнение задач. Однако у вас появляются отрезки свободного времени (полет в самолете, ожидание в аэропорту), в которые вы можете заняться тем, до чего прежде не доходили руки (а может быть, у вас есть специально привязанные к «кайросам» дела). К примеру, в самолет я всегда беру с собой книгу (именно печатную), потому что она доступна при взлете и посадке (почти час времени). Для задач, где требуется сосредоточить внимание – например, сделать отчет, – выберите время в оставшиеся три дня на работе. А вот на почту лучше не отвлекаться – это можно сделать в такси или аэропорту.

Также важно учитывать, как функционирует ваш организм. В тех же командировках многие после дневных встреч пытаются работать, но в ситуации джет-лага это не эффективно. Максимум стоит запланировать просмотр электронной почты, а все важные задачи постараться выполнить в другие дни, когда вы будете работать в обычном режиме.

Если вы учтете особенности своей жизни (попытка работать из дома, когда рядом находятся ваши дети, требующие внимания, – это худшее, что можно придумать, поскольку будет страдать и семья, и работа), то сможете стать не просто эффективнее, но и счастливее. А это одна из самых важных задач.

Ошибка 4. Неправильная приоритизация дел

Мы можем потратить массу времени на дело, которое не приблизит нас к цели и не принесет никаких ощутимых выгод. Самые частые из них: разговоры с коллегами, просмотр соцсетей, выполнение чужих просьб. Такие дела незаметно съедают наш рабочий день, поэтому важно уметь расставлять приоритеты. Для этого рекомендуется воспользоваться парой простых подходов, повышающих продуктивность (это лучшие советы, взятые мной на вооружение из десятков прочитанных книг по личной эффективности).

Первый совет – от Стивена Кови («7 навыков высокоэффективных людей») [10].

Он предлагает разбивать все дела на четыре категории по шкалам «срочное – несрочное» и «важное – не важное». Таким образом, у вас появляются четыре квадранта, куда вы можете вписать все свои дела. При этом необходимо понять, относительно чего вы будете определять важность своих дел. Есть два принципа важности: «принцип достижения» и «принцип избегания». К первому относятся дела, необходимые именно вам, помогающие выйти на новый уровень развития. К сожалению, в реализации таких целей приходится проявлять проактивность и отвечать перед собой за их выполнение. Никто не спросит с вас, ведь вы – главное заинтересованное лицо. Отсутствие внешнего наказания позволяет откладывать важные для нас дела в дальний ящик. Об этом очень хорошо рассказывается в книге «От срочного к важному», которую рекомендуется прочитать каждому.

К «принципу избегания» относятся дела, по которым что-то от вас ожидают другие люди. У вас есть внешний контроль и ответственность. (Сюда относятся практически все дела, связанные с рабочими задачами, особенно поставленными непосредственным руководителем.)

Когда будете распределять дела, помните, что самый главный для вас квадрант – это «важные, но не срочные». Во-первых, там расположены важные лично для вас вещи, а во-вторых, дела из этого квадранта рискуют попасть в зону «срочное и важное», если заранее не уделить им внимания. Не страшно, если речь идет о сдаче курсовой в последний день (хотя у вас был месяц). Гораздо хуже, если это вопрос профилактического визита к врачу, который превратился в плановую или срочную госпитализацию. Поэтому уделяйте каждый день основное внимание наиболее важным для вас вещам, тем, которые ведут к вашей большой цели и помогают в ее достижении.

Если вы хорошо проработали предыдущие главы, то легко сможете выделить важные дела. Именно они ведут вас к желаемой цели, приближая то будущее, где вы хотели бы оказаться.

Еще один полезный совет: выделяйте дела, выполнение которых наиболее важно сегодня. Их не должно быть много. Планируйте три главных дела в день, одно из которых ведет к вашей жизненной цели. Выделите два дела из первого квадранта и одно – из второго. Сделайте их в первую очередь. Приучите себя фокусироваться на них и не переходить к другим, пока эти не получат своего завершения. Это один из лучших способов двигаться к своей мечте. Чтобы это движение было еще более эффективным, посмотрите на все свои задачи, и возможно, вам удастся найти больше времени для важных дел.