Джулия Моргенстерн - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

• Персональные цифровые ассистенты (PDA) — это нечто среднее между планировщиками на основе бумажных бланков, адресными книгами и мощным компьютером. Вы записываете заметки на маленьком электронном экране пишущим стеком, и устройство преобразует это в электронный текст. Любую информацию, которую вы вводите, можно перенести в компьютер в конце дня. Можно также загружать информацию из компьютера в PDA. Palm Pilot — самый популярный PDA на рынке, благодаря компактному размеру и легкости использования. Для него разработано много дополнительных программ. Другие популярные PDA — Psion и Newton .

• Программы для управления проектами — идеальны для того, чтобы проводить вас по стадиям больших проектов, помогая разбивать задачи на небольшие задания и устанавливать крайние сроки для каждого. Превосходны для компьютеров, объединенных в сеть, когда в выполнение проекта вовлечено много людей.

Персональные электронные ассистенты (PDA), такие, как Palm Pilot, служат мостом между рукописными заметками и электронными технологиями

Ниже приведены дополнительные предложения для организации работы с отдельными ключевыми техническими средствами, которые играют важную роль в большинстве современных офисов и домов. Каждый совет сопровождается перечнем некоторых наших любимых инструментов, которые мы с Терри рекомендуем вам, чтобы «приручить» технику и держать ее под контролем.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

• Необходимость хранить электронную почту возникает нечасто. С ней нужно обращаться точно так же, как с обычной бумагой, — или выбросить, или обработать. Если вы хотите сохранить ее вместе с проектными документами или по иным причинам, просто распечатайте письмо и подшейте в папку.

• Если компьютер — ваш основной «шкаф» для документов, сохраните письмо в соответствии с его темой. Если вы храните документы преимущественно в бумажных папках, распечатайте их и подшейте. Выясните, не сохраняет ли ваш провайдер документы автоматически. Например, America Online (AOL) предлагает возможности для хранения документов в Интернете. Если вы получаете много электронных писем, важно часто освобождать свои электронные ящики, потому что они очень быстро переполняются и засоряют жесткий диск.

• Планируйте определенное время в течение дня, чтобы проверить и обработать электронную почту, — например, в 8 утра, в 11, в 14 и 16 часов днем.

• Поместите все свое сообщение в поле «тема», чтобы получателю было проще понять, о чем вы хотите ему сообщить. Например, «Назначим встречу на 11 апреля на 10 утра?» или «Посылаю пакет сегодня обычной почтой».

• Посылайте самому себе копии важных электронных писем, чтобы убедиться, что они отправлены, или храните их копии, пока вам не ответили все, кто должен это сделать.

• Получаемые сообщения: (1) Сортируйте входящую электронную почту по темам, ключевым словам или людям. Таким образом, вы сможете обрабатывать все взаимосвязанные письма одновременно. Благодаря этому вам не придется перескакивать от темы к теме. (2) Используйте отборочные фильтры, чтобы располагать входящую электронную почту по приоритетам. Такой инструмент отделит письма, написанные «под копирку», спам и информацию общего характера и будет обрабатывать все эти категории в порядке убывания важности. (3) Если вы — секретарь, отбирайте и обрабатывайте почту для вашего шефа следующим образом: удалить, ответить, сохранить, распечатать и сохранить, распечатать для ознакомления.

• Не храните файлы в папке «Входящая почта». Удаляйте их или перенесите в «Каталог личных файлов» по категориям; обычно это делается автоматически, и нужно только создать папки и перенести файлы.

ГОЛОСОВАЯ ПОЧТА

• Первый вопрос: где вы будете записывать свои сообщения, кроме как на теряющихся клочках бумаги? Я рекомендую завести блокнот для записи телефонных сообщений, состоящий из двух частей, или календарь. Я использую специальный раздел календаря, чтобы записывать сообщения, которые получаю, когда нахожусь вне офиса.

• Записывайте сообщения немедленно, а затем удаляйте их. Храните минимальное количество сообщений — например, те, которые кому-либо, может быть, необходимо услышать в силу некоторых нюансов или эмоционального содержания. Для прослушивания сообщений голосовой почты требуется больше времени, чем для чтения письменных сообщений.