Джулия Моргенстерн - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

• Эстетика.Как и с любыми инструментами по организации, убедитесь, что вам нравится дизайн органайзера, который вы выбираете, — на бумажной ли он основе, электронный или компьютерный. Возможности органайзера вряд ли много дадут вам, если его внешний вид не побуждает вас использовать его. Спросите себя, отражает ли этот органайзер ваш внутренний образ: достаточно ли он элегантный, стильный, спортивный, живой, профессиональный? Нравится ли вам оформление страниц, цвет, шрифт? Нравится ли вам корпус, форма и материал, из которого он сделан? Ведь вы хотите с гордостью вынимать свой органайзер и с наслаждением использовать его каждый день.

5. Поддерживать порядок

Мои поздравления! Наконец-то вы приобрели мастерство в управлении неуловимой субстанцией, которая называется временем, превратив ее в нечто более конкретное: в расписание, которое работает на вас.

Но сохранение расписания в порядке требует постоянного контроля. Делайте следующее:

• Каждый день.Каждый вечер отведите пятнадцать минут на то, чтобы просмотреть, какие действия вы запланировали на следующий день. Если возникают конфликтующие альтернативы (например, повести детей в музей или поработать над важным бизнес-предложением), вспомните о своих приоритетах. Даже такие небольшие усилия подготовят вас к разным требованиям, с которыми приходится сталкиваться ежедневно.

• Постоянно.Пусть ваши цели остаются зримыми. Повесьте их список на холодильник или поместите на рабочем столе. Смотрите через этот фильтр на каждую помеху, отвлечение, заявку, запрос и соблазнительное занятие, спрашивая самого себя: «Поможет ли это достичь моих целей?» Если нет, найдите способ избегать помех, вежливо отклоняйте заявки и запросы и сопротивляйтесь искушениям. Следуйте правилу «одно пришло, другое ушло». Отдавайте себе отчет в том, что, если вы хотите добавить в свое расписание какое-либо действие, при этом придется отказаться от чего-то другого. Это заставит вас долго и серьезно думать о том, какие новые обязательства взять на себя. Действительно ли они стоят вашего времени?

• С регулярными интервалами.Делайте обзор ваших целей и действий, по крайней мере, два раза в год, но предпочтительно чаще (возможно, каждые два месяца), чтобы учесть любые изменения в приоритетах, обязанностях и интересах. Затем повторно просмотрите свою карту времени, чтобы убедиться: она отражает именно то, что для вас наиболее важно.

• Цветные разделители в органайзере (например, красные — для работы, синие — для семьи), помогут быстро визуально оценить, не вышла ли ваша жизнь из равновесия.

• Обращайтесь с делами и телефонными звонками точно так же, как и со встречами, чтобы гарантировать их выполнение и избегать нереалистичных ожиданий по отношению к самому себе. Задавайте себе три вопроса по поводу каждого дела и телефонного звонка: «К какой рабочей зоне это относится?», «В какой день я это сделаю?» и «Сколько времени на это потребуется?» Затем отметьте это время в органайзере.

• Выясните, как долго вы можете концентрироваться на отдельных задачах, а затем разбейте большие проекты на управляемые шаги. Планируйте по принципу «из будущего в прошлое», начиная с предполагаемой даты окончания задач, оставляя запасное время на случай, если какие-нибудь задачи займут больше времени, чем ожидалось.

• Отмечая в органайзере время встреч, записывайте в том же месте любые связанные с ними адреса и телефонные номера, чтобы к ним было удобно постоянно обращаться. Убедитесь, что учли время на то, чтобы добраться до места встречи и обратно. Об этом часто забывают.

• Ставьте маленькую букву «м» в кружочке рядом со всеми встречами, событиями или совещаниями, на которые вы должны взять с собой дополнительные материалы (например, документы, приглашения или предписания). Такое небольшое напоминание гарантирует, что вы возьмете с собой все необходимое.

• Отведите отдельную страницу в органайзере для каждой из ключевых фигур в вашей работе или личной жизни. Фиксируйте на ней все, что хотите с ними обсудить, по мере возникновения таких вопросов. В следующем телефонном разговоре или на следующей встрече у вас под рукой будет полный список важных тем для обсуждения.

• Будьте готовы воспользоваться преимуществом неожиданного свободного времени — сохраняя в органайзере список коротких (от пяти до пятнадцати минут), но важных задач, которые могут продуктивно заполнить это «окно», если оно появится.