Джулия Моргенстерн - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

Информация теперь приходит к нам из множества различных сфер жизни и различных источников сразу: электронная почта, факсы, обычная и голосовая почта, экспресс-почта, Интернет, записки, информационные бюллетени, конспекты встреч, семинаров и конференций. Согласно Gallup Organization, служащий американской компании отсылает или получает в среднем 178 сообщений и документов в день.

Чтобы справиться со всем этим, необходимо создать продуманное хранилище для любой информации, независимо от того, каким образом она получена. Обрабатывайте и храните электронную информацию точно так же, как и бумажные документы, в соответствии с тематикой, а не со способом ее получения. Вместо того чтобы создавать папки «Электронная почта», «Факсы», «Информация из Интернета» и «Голосовые сообщения», храните всю информацию, которая вам нужна, в папках по темам. Например: «Рекомендации по инвестициям», «Обслуживание клиентов» или «Информация о деловых поездках», чтобы в одной папке находилась вся электронная почта, факсы, информация из Интернета и голосовые сообщения, связанные с определенной темой, независимо от того, как они были получены.

Полезно рассматривать компьютер как картотечный шкаф, который приходит в беспорядок и переполняется вещами даже быстрее, чем шкафы для бумажных файлов. Необходимо довольно часто чистить этот «шкаф» — желательно, от одного раза в день до одного раза в неделю, в зависимости от объема вашей работы.

Если вы думаете о том, чтобы купить более мощный компьютер, потому что у вас на жестком диске больше нет места, я советую вам подождать. Это все равно что потратиться на новенький набор картотечных ящиков прежде, чем рассортировать и очистить содержимое тех, что у вас уже есть, и выяснить, действительно ли вам не хватает места. После хорошей сортировки и «чистки», вы, возможно, обнаружите, что у вас и так достаточно места на жестком диске. Кроме того, очистив жесткий диск, вы сможете быстрее находить документы, а избавленный от лишних файлов компьютер работает быстрее.

Применяйте те же самые критерии сортировки и «чистки» ко всем типам информации, независимо от того, каким образом она к вам поступает. Спросите себя: «Связано ли это с основными задачами моей жизни или бизнеса? Поможет ли это завершить проект, над которым я сейчас работаю? Представляет ли это жизнеспособную деловую возможность? Есть ли у меня время этим заниматься? При каких обстоятельствах я вернусь к этому снова? Нужно ли мне сохранить это для заполнения налоговых документов? Существенно ли изменится моя жизнь, если я избавлюсь от этого?» Затем действуйте — храните или удалите это.

1. Сортировка

Способы сортировки

Если вам нужно рассортировать огромное количество компьютерных файлов, подходите к этому процессу так же, как и к сортировке бумажных файлов: сначала займитесь самыми последними, актуальными документами. Рассортируйте файлы по датам, работая по принципу «от настоящего к прошлому». Можно быстро освободить пространство памяти на жестком диске, временно перенеся данные, которым больше года, в другое место, например на компакт-диски. Затем запланируйте рассортировать их через месяц или два после того, как ваши текущие файлы будут организованными и управляемыми.

• Хотя многие хранят документы в соответствии с тем, в какой программе они созданы, попробуйте вместо этого сортировать их по темам. Таким образом, например, все электронные таблицы, счета и письма, созданные в рамках некоего проекта Project 2000, можно более эффективно хранить вместе в одной папке под названием Project 2000.

• Чтобы решить, какие документы должны храниться в компьютере, а какие — в распечатанном виде, определите сначала, будет ли компьютер основным средством для хранения документов. Если у вас есть сканер, очень большой жесткий диск и превосходная система резервного копирования или если вы работаете в компании, политика которой направлена на уменьшение количества бумаг, используйте свой компьютер как основной «шкаф» для хранения файлов. Терри называет сканеры посредниками между «бумажными» офисами и «безбумажными», «виртуальными» офисами, поскольку их можно использовать для того, чтобы переносить статьи, рукописные заметки, записки, визитки, фотографии, рисунки и карты непосредственно в ваш компьютер. Потом все это можно хранить в электронном виде в соответствии с темой. Однажды оказавшись в компьютере, эти записи сослужат больше пользы, чем на бумаге, потому что их можно автоматически отправлять по электронной почте или по факсу коллегам и друзьям и даже внедрять в отчеты и презентации. С помощью ключевого слова, справочных функций и функций поиска также можно быстрее и проще найти документ в компьютере, чем в папках с бумагами. Но Терри предупреждает: не спешите автоматически выбрасывать бумажные версии всех документов, которые вы отсканировали, потому что они тоже могут иметь ценность — для налоговых и юридических целей и на случай, если наука уйдет вперед и сегодняшнее программное обеспечение не будет восприниматься компьютерами будущего.