Дэвид Ален - Getting Things Done

Содержимое ежедневника за предыдущие дни . Просмотрите предыдущие дни ежедневника на предмет незаконченных дел, справочной информации и т. д. и переместите все это на те дни, которые ещё впереди. Будьте готовы закрыть предыдущую неделю ежедневника, не оставляя в ней никаких неоконченных дел.

Страницы ежедневника предстоящей недели . Просмотрите несколько страниц ежедневника вперед. Выпишите отдельно или поставьте особые напоминания на предстоящие события – словом, выделите их как-то для себя.

Освободитесь от необходимости все держать в голове . Запишите в нужные списки ваши новые проекты, идеи, дела, выполнения которых вы ожидаете, затеи типа «может быть когда-нибудь» – все, что вы ещё не зафиксировали письменно.

Список проектов (и далекоидущих целей) . Оцените и отметьте статусы проектов, целей и ожидаемых результатов и убедитесь, что в вашей системе напоминаний и конкретных действия для каждой из позиций этого списка отмечен следующий шаг.

Список «следующих конкретных действий» . Отметьте выполненные действия и поставьте напоминания, чтобы определить следующие действия, которые необходимо выполнить.

Список дел, выполнение которых вы ожидаете . Пропишите необходимые действия для тех дел, которые ещё только предстоит завершить. Проверьте те дела, которые уже выполнены.

Все относящиеся к делу проверочные списки . Может что-то из того, что вы должны были сделать ещё не сделано?

Список «Может быть когда-нибудь» . Просмотрите этот список на прдемет каких бы то ни было дел и проектов, которые можно было бы начать осуществлять в самое ближайшее время, то есть на предстоящей неделе – их можно было бы поместить в список «Проекты». Вычеркните дела, которые перестали быть актуальными.

«Висячие» файлы и файлы поддержки . Пробегитесь по всем материалам, которые на данный момент находятся в работе на предмет новых конкретных действий, дел, выполнения которых вы ожидаете и завершенных дел.

Проявите смелость и творческий подход. Не появилось ли каких-нибудь новых, чудесных, творческих, смелых, а быть может даже провокационных идей, которые вы могли бы включить в вашу систему?

Весь этот процесс есть результат действия здравого смысла, однако мало кто его выполняет, а ведь это именно то, что следовало бы делать для того, чтобы обеспечить себе состояние спокойствия и хладнокровный контроль ситуации.

Нужное время и место для обзора

Важность еженедельного обзора неоспорима, и вас стоит выработать к нему привычку, а также обеспечить условия и инструменты для его выполнения. Как только вы наладите вашу организационную систему так, чтобы можно было работать спокойно и без напряга, вам даже не надо будет каждый раз беспокоиться о том, что надо бы сделать обзор – ваша система сама вас к этому подведет.

А пока что делайте обзор раз в неделю? Отвлекайтесь на пару часов от работы – не выпадайте из неё целиком, а лишь приподнимайтесь над горизонтом повседневной рутины для того, чтобы по-прежнему оставаться в теме.

«Подъем над горизонтом повседневной рутины» это тот самый наиболее типичный способ расправиться с гигантским, превышающим границы разумного, потоком информации, это интуитивный процесс уменьшения дел до определенного минимума, с которым можно спокойно работать… В условиях перманентного поступления избыточной информации, возможность такого подъема скоро станет самым дефицитным ресурсом.

Поль

Если вы можете себе позволить такую роскошь как отдельный кабинет и пятидневная рабочая неделя, то я рекомендую выделять вам часа два времени в пятницу днем на то, чтобы сделать обзор. Я считаю это время наиболее подходящим и у меня на это есть три причины:

§ События недели ещё свежи, и вы с легкостью можете сделать их полный обзор («О да, мне ещё надо убедиться, что я смогу с ней встретиться…»)

§ Если вдруг обнаружатся дела, в ходе которых вам понадобятся ваши коллеги, то вы ещё сможете их выцепить, пока они не пропали на выходные

§ Очень здорово расчищать свой рабочий стол перед выходными – вы уйдете с работы полностью готовыми к отдыху, и ничто не будет вас беспокоить.

Однако у вас может быть и ненормированная рабочая неделя. У меня, например, по субботам и воскресеньям дел не меньше, чем, скажем, по средам. Но мне часто приходится совершать длительные авиаперелеты, а это прекрасная возможность сделать обзор, чтобы оставаться в теме. Один мой хороший друг, менеджер одной из крупнейших в мире компаний, работающей в сфере авиакосмической промышленности, завел себе ритуал, который он совершает каждый воскресный вечер в своем домашнем офисе и в ходе которого разгребает сотни заметок и записок, которые в течении недели делал во время разного рода переговоров и совещаний.