Наталья Иванова: Управление закупками в коммерческой деятельности

Функциональный цикл закупок интегрированная по времени совокупность закупочных операций, позволяющих в логической последовательности осуществлять процесс обеспечения предприятия необходимыми материальными ресурсами (рис. 1.4).

Рис. 1.4.Функциональный цикл закупок

Любая закупка начинается с определения потребности в материальных ресурсах организации. На данном этапе решаются вопросы о том, что именно, сколько и когда необходимо закупить. Потребность в материальных ресурсах может быть определена необходимостью как приобретения новых, ранее не используемых ресурсов, так и пополнения запасов закупавшихся ранее товаров.

Потребность в новом товаре может возникнуть в случаях: выявления неудовлетворенного спроса; принятия решения о развитии нового направления деятельности, требующего новых ресурсов; предложения нового товара поставщиками; и т. д.

Повторная потребность в товаре возникает в том случае, когда ресурсы закупались ранее и требуется пополнить уже существующий (или закончившийся) запас. Выделяются повторные закупки двух видов.

Стандартная повторная закупка, которая производится, если:

потребность в закупаемых ресурсах постоянная и регулярная;

поставщики данного наименования ресурса хорошо известны;

закупки совершаются по стандартной процедуре;

существует отработанная, надежная технология поставки.

Функция закупщика в данном случае состоит в своевременной передаче заказов поставщику.

Модифицированная повторная закупка, которая осуществляется, если:

потребность в закупаемых ресурсах постоянная и регулярная, но объемы спроса не постоянны;

требования к закупаемым товарам меняются достаточно быстро;

существует необходимость в снижении затрат на закупки, в улучшении сервиса со стороны поставщика [10] Крылова М.Д. Указ. соч. С. 35. .

В таких ситуациях менеджеры по закупкам играют важную роль, так как именно они принимают окончательное решение о необходимости, количестве закупаемых товаров и условиях поставки.

От правильного выбора поставщика зависят в конечном итоге не только цена, но и стабильность поставок, обеспечение гарантий поставки в соответствии с заказом, сервисное обслуживание, продвижение товара и многое другое. Выбор поставщика должен быть регламентирован и зафиксирован в Положении о закупках. В этом документе или в должностной инструкции определяются полномочия менеджеров при осуществлении закупок.

При выборе поставщиков должны использоваться:

разные способы их анализа и оценки;

регламенты проведения конкурсов и запросов предложений;

эффективные методы ведения переговоров с потенциальными поставщиками;

анализ и оценка результатов выполненных закупок.

В большинстве организаций имеется список проверенных поставщиков, оказывавших в прошлом приемлемые услуги или известных своей надежностью. Если в списке подходящего поставщика нет, организация должна его найти. Поставщиков, работающих с дешевой продукцией, можно отыскать в профессиональных журналах, каталогах или через деловые контакты. Применительно к поставке дорогостоящей продукции требуется более тщательный поиск, который займет гораздо больше времени.

Для расширения базы потенциальных поставщиков и повышения конкуренции между ними необходимо регулярно проводить исследования рынка производителей требуемых ресурсов и посредников. Чем больше информации о потенциальных поставщиках имеет менеджер по закупкам, тем правильнее будет выбор.

После определения потребности и выбора поставщика необходимо определить номенклатуру и количество закупаемых материальных ресурсов. Это очень важная часть работы специалиста по закупкам, так как от правильности определения количества товара зависят обеспеченность предприятия материальными ресурсами и эффективность использования оборотных средств. На основании информации о требуемых объемных и номенклатурных параметрах оформляется заказ на поставку.

Условия, включаемые в заказ на поставку, регулируют отношения между покупателем и продавцом. Все организации имеют свои формы заказа на закупку. Важными требованиями к любой из них должны быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщика, описание заказанных товаров, указание количества, требуемой даты доставки, условий отгрузки, оплаты и заказа. Однако на практике не все закупки подчиняются условиям, предписанным в заказе. Многие закупки осуществляются в соответствии с соглашением о продаже, представленным продавцом. Обычно выбор того, чей документ будет использован (покупателя или продавца), зависит от статуса обеих сторон, от характера закупаемого товара, сложности сделки и стратегии, используемой при обеспечении или размещении заказа. Далее заказ передается (обычно с помощью электронных средств коммуникации) поставщику.