Елена Михеева - Информационные технологии в профессиональной деятельности

4.4.4. Создание документа из имеющегося документа

Чтобы создать документ на основе имеющегося документа , командой Файл ⇒ Создать откройте область задач Создание документа и выберите Создание ⇒ Из имеющегося документа . В открывшемся диалоговом окне Создание из имеющегося документа выберите файл близкого по содержанию документа и нажмите кнопку Создать новый . После внесения изменений сохраните новую версию документа командой Файл ⇒ Сохранить.

4.4.5. Открытие документа

Существует несколько весьма известных способов открытия созданного документа:

• нажать комбинацию клавиш [Ctrl] + O (в сочетаниях клавиш используются буквы латинского алфавита). При загрузке документов не забывайте о правильной установке каталога, из которого читается файл. doc;

• щелкнуть по кнопке Открыть стандартной панели инструментов

• выбрать команду Файл ⇒ Открыть – имя файла;

выбрать один из четырех сохраненных последними файлов, имена которых находятся в нижней части меню Файл.

Последний вариант удобно использовать тогда, когда документ был недавно использован и сохранен. Правда, зачастую желательно отображать в нижней части меню не четыре документа, а, скажем, шесть-семь. Это можно просто изменить, увеличив число видимых, недавно сохраненных файлов.

Число запоминаемых файлов обычно равно четырем, но его можно изменить на вкладке Общие диалогового окна Параметры (Сервис ⇒ Параметры ⇒ вкладка Общие) (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Диалоговое окно Параметры

4.4.6. Сохранение документа

Если документ понадобится в будущем, его надо сохранить на диске. Для этого выберем в меню Файл команду Сохранить или нажмем клавишу [F12]. Можно также нажать кнопку Сохранить на панели инструментов Стандартная. На экране появится диалоговое окно Сохранение документа (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Диалоговое окно Сохранение документа

В списке Имя файла введите имя документа, после чего нажмите кнопку Сохранить .

При сохранении документов не забывайте о правильной установке каталога, в который помещается файл. doc.

Имена документов в компьютере имеют две части – собственно имя и расширение, показывающее, в какой программе создан документ. Имя отделяется от расширения точкой. Как правило, пользователь не набирает расширение файла. И это не страшно, потому что компьютер сам присвоит стандартный вид расширения той программы, в которой вы работаете. Все документы, созданные в программе Word, имеют расширение .doc – документ программы Word.

После сохранения ваш документ станет файлом. Файлом называется поименованная область памяти на диске компьютера.

Советы практика

Имя файла может содержать до 255 символов, включая буквы русского и латинского алфавитов, цифры от 0 до 9 и некоторые символы пунктуации – скажем, восклицательный знак «!», скобки (), пробел. А вот двоеточие (:) использовать при задании имени нельзя!

Обычно имя файла несет смысловую нагрузку. Программа Word предлагает пользователю первую строку сохраняемого документа в качестве имени, что не всегда удобно. Поэтому имя файла выбирают таким, чтобы по прошествии некоторого времени, едва взглянув на него, вы поняли, что за информация хранится в вашем файле.

4.4.7. Автосохранение текста

Программа позволяет производить автоматическое сохранение файлов.

Режим автосохранения задается командами Сервис ⇒ Параметры ⇒ Сохранение (рис. 4.5) с указанием временного интервала (например, 10 мин), по истечении которого Word будет автоматически сохранять ваш документ.

В этом же окне можно задать параметры доступа к файлу (пароли).

Рис. 4.5. Задание времени автосохранения текста

4.4.8. Завершение работы Word

Завершение работы программы осуществляют любым из стандартных способов {Файл ⇒ Выход, кнопкой Закрыть [X] в строке заголовка окна, одновременным нажатием клавиш [Alt] + [F4]). Если в момент закрытия окна Word обнаруживает, что вы внесли изменения в документ, но не сохранили его в файл, на экран выводится диалоговое окно, в котором предлагаются три варианта. Вы можете сохранить изменения в файле ( Да), не сохранять изменения (Нет) или продолжить редактирование ( Отмена).