Рикардо Семлер - Маверик. История успеха самой необычной компании в мире

Я спросил его, почему он считает, что его отчет нужно подшить. Ведь в конце концов я с ним согласился. Он смотрел на меня беспомощно какое-то время, а затем со вздохом признал, что отчет выполнил свое предназначение и больше ни на что не сгодится, кроме как занимать место на полке. Начиная с того дня, он отвечал на записки, делая краткие пометки от руки на полях.

Был и другой случай: мы заказали за границей огромное количество подшипников стоимостью в несколько тысяч долларов, но когда их привезли, оказалось, что они слишком большие. Поставщик отказался принять товар обратно. Мы понесли большие убытки, но не могли выяснить, какой из наш департаментов ошибся — продажи, производство или техотдел. Три начальника затеяли письменное выяснение отношений между собой. Время шло, а виновного никак не могли найти. После нескольких недель «партизанской войны» я вызвал всех троих руководителей к себе в офис. На моем столе, на самом видном месте лежали бумаги, связанные с этим происшествием: десятки страниц отчетов и служебных записок, скрепленных вместе огромной металлической скрепкой. Не дожидаясь объяснений, я демонстративно выбросил в мусор все бумаги. (Большая скрепка до сих пор хранится у меня.)

Конечно, это не избавляло нас от обилия бумаг в Semco, но хотя бы препятствовало их накоплению. Кому захочется предлагать интересные новые идеи после того, как он потратил огромное количество времени на чтение ненужных документов и проведение столь же ненужных деловых встреч?

Увы, я знал, что мы никогда не изживем служебные записки полностью. Но я сумел сделать так, чтобы они были более читабельными и полезными и не отнимали много времени.

Однажды после затянувшихся споров на совещании (как раз обсуждалась тема лишней канцелярской работы), я решил провести с группой топ-менеджеров небольшой эксперимент. Я начал с того, что зачитал им следующий список:

Школьный автобус Мэр Битое стекло Дети Забастовка

Затем я попросил присутствующих разделиться на небольшие группы и написать за полчаса газетную заметку в любом стиле и любого объема, в которой были бы эти слова.

Тридцать минут спустя мы начали сравнивать. Конечно, заметки весьма отличались друг от друга. Это было видно по заголовкам:

Во время встречи с мэром пострадали школьники

Выступление мэра было отложено из-за пробок

Мэр выкинул ребенка из школьного автобуса

Мэр разбил о новый школьный автобус бутылку шампанского

Суть в том, что факты могут быть сами по себе неинтересны. Имеет значение только то, как они представлены.

Допустим, отдел маркетинга попросили оценить рентабельность новой продукции. В традиционной компании специалисты

подготовили бы отчет на сто страниц (исследование рынка и демографической ситуации, рыночные прогнозы, сведения о конкурентах, подробности производственного процесса и т.д.). И все это в наш век суперсовременных компьютерных программ было бы наглядно проиллюстрировано с помощью таблиц и диаграмм.

Но даже такой отчет, как показывает история про мэра и школьный автобус, может быть воспринята каждым читателем по-своему.

Если вы действительно хотите узнать мнение специалиста о проекте, дайте ему один листок бумаги и попросите написать краткий и емкий по смыслу заголовок его будущего отчета. Невозможно неправильно понять смысл многостраничной докладной записки, которая начинается словами: «Будет продано 20000 новых тостеров за 2 миллиона долларов».

И таким образом в Semco появился новый тип документа: заметка с заголовком. Он всегда состоит из одной страницы, причем главный вывод (ключевая информация) содержится в самом начале, а ниже приведены еще несколько абзацев, кратко поясняющих суть; вы можете прочитать их, если хотите узнать больше. Все наши бумаги: наброски, письма, отчеты и даже исследования рынка — имеют ограничение по объему — не больше одной страницы.

Это не только позволило снизить объем никому не нужной канцелярской работы. Отпала нужда в частых совещаниях с целью разъяснения смысла непонятных сотрудникам документов. Краткость дорогого стоит. Чем длиннее сообщение, тем больше риск его неверного толкования.

Само собой, людям пришлось привыкать к новому порядку, и поначалу им, бывало, приходилось переписывать служебные записки по пять и даже десять раз, прежде чем они научились выражать свои мысли.

Это не удивило бы Марка Твена, который когда-то извинялся за свое длинное письмо. У него, как известно, не было времени, чтобы написать короткое.