Александр Мунин - Деловое общение. Курс лекций

28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы, минуты).

Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа, например:

Вх. № 00001

Дата 08.01.2002

29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Например:

DOCN / RASP / 06042002.doc DOCN – каталог, RASP – подкаталог, 06042002. Doc – файл

Или менее сложный вариант LETTER 27. DOC

(Letter – вид документа, 27 – порядковый номер письма).

Такая отметка необходима для:

• исключения повторного ввода документа в ПК;

• быстрого поиска документа по имени файла;

• установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);

• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

• документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие проходят:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение;

• регистрацию;

• рассмотрение руководством;

• передачу на исполнение.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

• проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

• информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления.

Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. М., 2003.

Документы и делопроизводство / Сост. Т.В. Кузнецова и др. М., 2001.

Документы. Делопроизводство: Практическое пособие. М., 2002.

Дороховский И.С., Прехуч Т.В. Бизнес и менеджер. М., 2002.

Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учеб. пособие. Ростов н/Д, 2002.

Котий Г.А., Гюльмисаров В.Р. Образцы деловой переписки на английском и русских языках: Практическое пособие М., 2002.

Пастори Л. Коммерческая корреспонденция. М., 2002.

Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. М., 2000.

Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру. М., 1994.