Александр Мунин - Деловое общение. Курс лекций

18. «Подпись» – наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее

расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

19. «Гриф согласования» состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласован документ.

20. «Виза» – используют для внутреннего согласования документов.

21. «Печать» ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

22. «Отметка о заверении копии» проставляется ниже реквизита «подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

23. «Фамилия исполнителя и номер его телефона» располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

24. «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» – для последующего хранения и использования в справочных целях.

25. «Отметка о поступлении» проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа; они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Организационными документаминазывается комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Организационными документами являются: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.

Распорядительные документырегламентируют деятельность предприятия и создаются в основном посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу. Распорядительными документами являются: приказ, распоряжение, указание, инструкция.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

Информационно-справочные документыотражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Информационно-справочными документами являются:протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

Каждому человеку в своей жизни приходится иметь дело с оформлением различных документов. Сейчас это все чаще делают с помощью компьютера. Но независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам. Единые требования и правила оформления документов устанавливаются государственными нормативными актами. Они обеспечивают:

• юридическую силу документов;

• их оперативное составление и использование;

• быстрый поиск;

• возможность автоматизации операций.

Документы печатаются, чаще всего, на листах формата А4 и должны иметь поля:

– левое – не менее 20 мм (обычно 35 мм) – для подшивки;

– верхнее – не менее 20 мм;

– правое – не менее 10 мм;

– нижнее – не менее 10 мм.

Любой документ состоит из набора элементов (названия, текста, подписи и т. п.), которые называются реквизитами. Расположение реквизитов на листе и их набор для каждого конкретного документа определяется стандартом.

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти (27.11.2000).