Александр Мунин - Деловое общение. Курс лекций

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа, когда неизвестна точная дата подписания, может проставляться только месяц и год (день может быть проставлен ручкой при непосредственном подписании документа).

Все служебные отметки на документе, связанные с его получением, прохождением и исполнением (о поступлении, резолюции, об исполнении и т. п.), должны датироваться, за исключением реквизита «Подпись», в котором дата не проставляется.

10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (приказ № 1, протокол № 7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

– дела по номенклатуре;

– структурных подразделений или направлений деятельности;

– должностных лиц – авторов документа;

– корреспондентов или исполнителей;

– наименований видов документов и т. п.

Например: № 1–3/115 (1 – номер структурного подразделения, 3 – номер дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер документа).

На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо), например, совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будут иметь номер: 01–20 – 105/11921, где 01–20—105-номер, присваиваемый Центробанком, 11921 – номер, присваиваемый ГТК РФ.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

На № _______________ от ______________

Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.

12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Например, на бланках ЗАО «Московская школа секретарей» место составления – «Москва» – не проставляется, а на контрактах и договорах рекомендуется проставлять данный реквизит.

13. Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользования; Секретно; Конфиденциально, Коммерческая тайна и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Дополняется реквизит номером экземпляра и другими данными, предусмотренными законодательством, например:

Коммерческая тайна

Экз. № 2

14. Адресат указывается в письмах. Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Мост-банк

Отдел кредитования

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ЗАО «Вист»

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

А.И. Смирновой

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Генеральному директору

Компании «Луч»

В.Б. Рощину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий

Южного административного округа

Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих элементов:

• наименование организации;

• структурное подразделение;

• должность, инициалы и фамилия;

• почтовый адрес.

Например:

ОАО «Профит»

Начальнику департамента кадров

А.В. Рогову

Ул. Полянка, 17

Москва, 113209

Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:

Директору ЗАО «Эра»

И.В. Рудневу

Ул. Остоженка, 14

Стр. 2, офис 5

Москва, 127408

Элементы почтового адресата указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адресата на конвертах и документах:

• наименование адресата (организация или имя, отчество, фамилия);

• улица, № дома, № квартиры;

• населенный пункт (город, поселок);

• область, край, республика;

• страна (для международных писем);

• почтовый индекс.

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным почтовым правилам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна, например: