Наталия Франкель - Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

• Подарки выступающим. Их можно как купить, так и получить у партнеров/спонсоров (это один из вариантов их интеграции в мероприятие). Тут фантазию может ограничить только ваш бюджет.

• Фотограф(ы). Их количество мы обсуждаем в соответствующем разделе. Стоимость их услуг может меняться от нуля (если вы договорились о бартере или к вам пришла команда студентов фотошколы за опытом съемки репортажа) и до многих десятков тысяч рублей, когда на огромном форуме работает целая команда, в задачи которой входит не только фотосъемка, но и оперативное выкладывание материалов в интернет или заливка в облако, распечатка фотографий, компоновка экспрессрепортажей для моментальной публикации.

• Съемка видеоролика о мероприятии может стоить от пяти до нескольких десятков тысяч рублей. Цена зависит от того, какое ТЗ вы дали оператору, какое оборудование для съемки должно быть задействовано, есть ли сценарий, привлекаются ли сторонние специалисты для съемки/обработки или артисты/массовка и еще множества факторов.

• Пакет участника образовательного мероприятия – по умолчанию в него вкладываются полезные, а еще, по возможности, приятные элементы. Обязательно в нем должны быть блокнот (с расписанием), ручка, сертификат участника, бейдж с лентой. Опционально – милые и нужные мелочи (наушники, печенье, бутылка воды). Что из этого вы получите по бартеру, а что купите – полностью зависит от ваших договоренностей с партнерами, которых вам удастся привлечь. Обычно «раздатка» на 600 человек обходится в 90–130 тысяч рублей.

• Бухгалтерия + налоги – расходы на оплату работы вашего бухгалтера и налогов будут регулярными и обязательными, они не всегда привязаны к мероприятию. Несколько тысяч в месяц на оплату услуг бухгалтера (налоги у каждого свои, вам их посчитают) – и можно спать спокойно. Если это не помогает – купите снотворное. Имеются противопоказания, проконсультируйтесь с врачом.

• Процент, начисляемый платежными системами. Если вы продаете билеты, то оптимально будет делать это через билетного оператора, который берет на себя все процессуальные вопросы за небольшой процент от стоимости билета. Но стоит помнить, что эти расходы напрямую зависят от размера доходов от продажи билетов. В среднем оператор забирает 7,5–9,5 % от стоимости билета. Считайте сами, исходя из стоимости ваших билетов.

• Расходные материалы – скотч, бумага, батарейки, маркеры и прочие мелочи. Три-четыре тысячи на ивент.

• Грузоперевозки. Если вам нужно привезти и увезти стулья, рекламные конструкции, партнерское оборудование, то закладывайте на это 5–8 тысяч (одна поездка «Газели» с двумя грузчиками). Рекомендуем заранее узнавать расценки местных сервисов грузоперевозки. Как-то мы столкнулись в Москве с тем, что срочная перевозка грозила обойтись в 28 тысяч за 4 часа. Нашли, к счастью, более бюджетный вариант.

• Телефония и хостинг – расходы на сайт, мобильную связь и номер 8–800 обычно небольшие, но они есть. На один проект, который длится примерно 2–3 месяца, мы закладываем 5–8 тысяч рублей. Считаете расходную часть – не пренебрегайте мелкими статьями, из них может сложиться вполне приличная сумма.

• Полиграфия. Сюда входит как «раздатка» (блокноты, сертификаты и прочее), так и крупный формат – пресс-воллы, ролл-апы, оформление залов. В среднем 4–15 тысяч стоит печать пресс-волла + аренда конструкции, 3–7 тысяч – ролл-ап. Большие конструкции следует просчитывать индивидуально. Есть лайфхак о том, куда после мероприятия девать баннеры от пресс-воллов – вроде, выкинуть жалко. Аудитория с радостью заберет их на дачу – парники закрывать. Не смешно, а очень даже экологично, вы же их не выкинули.

• Юрист/договоры – нужны редко. Однако лучше однажды заплатить юристу за составленный по букве закона договор и приложения к нему, чем тратить время на поиск нужного в интернете и думать, все ли учтено и прописано. В среднем за договор + приложение вы заплатите 5 тысяч рублей.

• Выделенные интернет-каналы – стоимость уточняйте у владельцев площадки (обычно 5–15 тысяч за канал в день).

• Оборудование и услуги на мероприятие, которые вам не удалось получить по бартеру, – зарядные станции для телефонов, работа гардеробщиков, бар с алкогольными напитками. Тут уже мы не будем озвучивать цены, потому что в каждом отдельном случае вам придется исходить из сложившейся ситуации и понимать, что еще нужно оплатить. И золотое правило любого организатора: в день мероприятия надо иметь при себе наличные деньги.