Наталия Франкель - Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

13. Во время события отдельный человек должен следить за тем, чтобы в спикерской и на выступлении была вода, были созданы условия для отдыха и общения в кулуарах.

14. После выступления/окончания мероприятия не забудьте поблагодарить спикера лично или, если разминулись, по почте/в личном сообщении. Именная благодарность на фирменном бланке, распечатанная и красиво подписанная, – отличная и недорогая в реализации вещь, которая доставляет людям удовольствие.

15. После обработки материалов пришлите докладчику ссылки на фотографии, ролик, если велась запись выступления – предоставьте доступ. Поверьте: пост-продакшн так же важен, как и предварительная работа. В качественно сделанном ивенте не бывает второстепенных элементов.

В разделе о форс-мажорах мы пишем о ситуации, когда спикер по какой-либо причине не приехал. Сейчас не будем повторяться, там достаточно информации, скажем только одно: если один из докладчиков не прибыл, нельзя передвигать на его место кого-то другого из выступающих за ним, даже если они уже присутствуют на площадке и готовы выйти на сцену. Вы собьете сетку всех последующих выступлений и вызовете негатив со стороны тех, кто приедет ради спикеров, заявленных позже, в соответствии с анонсированным расписанием.

Есть еще один важный момент – непосредственно составление сетки докладов. Далеко не всегда складывается ситуация, когда все спикеры одинаково мощны/профессиональны/востребованы слушателями. Бывает, что у вас заявлены 2–3 «звезды», а все остальные – очень хорошие, очень грамотные, но малоизвестные. Ну или… мм… средненькие. В таком случае опасность может заключаться в том, что люди придут четко на «звезд», а на выступлениях остальных докладчиков залы окажутся полупустыми. Избежать этого можно двумя способами (точнее, их совместным применением). Первый: с помощью рекламы, постов, отработки возражений донести до участников информацию о том, что неизвестные им персоны – это на самом деле ого-го какие профи и обязательно будут интересны и актуальны для них. И второй: равномерно распределить в течение дня известные и неизвестные имена, чтобы люди имели возможность ознакомиться с докладами не только хэдлайнеров, но и всех остальных спикеров.

Да, и последнее: если спикер – ваш друг, это не повод для того, чтобы у него были какие-то особые условия. Презентацию он должен сдавать так же вовремя, как и все прочие, и относиться к подготовке так же скрупулезно, как и любой другой ответственный профессионал из вашего списка докладчиков.

Крайне важно поговорить о подписании договоров. Многие организаторы не уделяют этому должного внимания и, как следствие, получают много головной боли. Срываются сроки, не выполняются обязательства, площадка оказывается занята другим мероприятием, оборудование привозится не то или не доставляется вообще… Так можно продолжать долго. Виной всему этому – наплевательское отношение к официальным договоренностям между подрядчиком и организатором.

Конечно, хорошо, если ваш подрядчик – добросовестный и профессиональный, имеет шаблоны документов на все случаи жизни и без подписанного договора не шевельнет пальцем. Но часто люди работают на доверии, устраиваются к вам по знакомству, по рекомендации, полагаются на авось и т. д. Еще бывает, что надо «срочно», «очень срочно» или «вчера» – и уже не до формальностей.

Почему-то многие организаторы боятся и избегают любой прописанной ответственности – как своей, так и второй стороны. В то же время, если вы планируете не разовое мероприятие, сделанное «на коленке», а хотите развиваться в этом направлении и расти как профессионал, то вам никак не обойтись без регистрации юридического лица. Никто не говорит о том, что вы сразу станете международной корпорацией – вполне возможно начать с ИП.

Юридические вопросы регистрации и бухгалтерское сопровождение в данном случае достаточно просты и стоят совсем недорого, данные услуги оказывает огромное количество юридических и бухгалтерских фирм. А вот отношение к вам со стороны тех, с кем вы будете работать, изначально будет более серьезным.

Теперь коротко о важном.

Правило № 1: не договаривайтесь устно. Даже с проверенными и любимыми подрядчиками. Ну вот что хотите сделайте – но не стесняйтесь и подпишите договор. Потому что в противном случае вы очень рискуете как своими нервами, деньгами и временем, так и репутацией. Не говоря уже о самом мероприятии.