Наталия Франкель - Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

4. Обращайтесь к своим знакомым. Используйте знакомства в профессиональной нише, задавайте вопросы тем, кто может помочь вам в поиске или рекомендациями.

Не бойтесь писать спикерам, даже самым, с вашей точки зрения, суровым и недоступным – у вас с ними, фактически, общие интересы. Вы проводите качественное, нишевое, полезное мероприятие (так ведь?) с ЦА, а профессионалы очень любят показать себя там, где могут получить новых клиентов, опыт выступлений, хорошую аудиторию, очередную «звездочку» на крыло своего самолета. Новый бейдж «Спикер» в конце концов.

Есть категория докладчиков, которые ставят своей целью максимальное количество выступлений на конференциях – так они повышают свою узнаваемость в профессиональных кругах, что, как следствие, влечет за собой рост количества заказов их (или их агентства/компании) продукта/услуги. Правда, они не всегда могут внятно и по делу рассказать о своей практике – потому что руками в их компании могут работать совсем другие люди, тогда как им, по факту, заниматься этим некогда.

Если вы агент, менеджер, помощник спикера и рассылаете запросы организаторам мероприятий с предложением своего докладчика, то, пожалуйста, предварительно изучайте тематику этой конференции и программы прошлых. Даже если перед вами стоит задача «запихать» своего руководителя на максимальное количество конференций, то все равно пишите только организаторам нишевых мероприятий. Как-то перед первым «Суровым питерским SMM» нам очень настойчиво писала (и даже два раза звонила) девушка из SEO-агентства. Она убеждала нас в том, что SEO является неотъемлемой частью SMM, и говорила, что без их спикера конференция будет очень «однобокой и неполноценной» (это цитата). Не надо так. Лучше подать заявку на одну профильную качественную конференцию, чем устраивать ковровую бомбардировку, которая отрицательно скажется на имидже компании и руководителя.

И еще, что немаловажно: если у вашего спикера натянутые отношения с организаторами каких-то мероприятий, то вам обязательно нужно знать об этом, чтобы потом не было неприятных и неловких накладок.

При подготовке конференции «Hello, blogger» мы получили письмо следующего содержания:

«Добрый день. Меня зовут XYZ.

В компании XXX отвечаю за YYY.

Ребята скинули ссылку на конференцию, я удивился, что Вы не позвали меня на мою тему.

Направляю Вам райдер, если Вы просто забыли пригласить;)

В приложении был райдер со вполне себе вип-запросами. Пожалуйста, не надо так никому писать. Никакого глубочайшего уважения – да вообще ничего, кроме пустого пафоса и снобизма, такое послание не несет. Ну еще дает повод посмеяться организаторам, это всегда полезно. Уважайте рынок, уважайте коллег.

Как работать с артистами, если у вас развлекательное мероприятие, например концерт? В целом все то же самое, но есть небольшая специфика.

Ради получения новых клиентов (слушателей) артисты выступают крайне редко. Только если это крупный фестиваль, где есть их аудитория, или музыканты в принципе никому не известны (но тогда на них никто не придет). Поэтому здесь вам придется платить гонорар или отдавать процент с билетов. Популярные артисты, на которых придет публика, всегда работают за фиксированную сумму, группы, набирающие популярность, могут согласиться на процент с билетов. Чаще всего это 70 или 80 %.

Итак, вы договорились о том, что докладчик выступит на вашем событии. Как правило, достаточно устных соглашений или писем/сообщений в соцсетях. Некоторые мероприятия подкрепляют их документами, письменными соглашениями, договорами, оплатой трансфера и проживания по безналу. Здесь уже все зависит от того, как вы построили эту систему в своей компании и как вам это удобно. Вот что обязательно нужно прописать и проговорить, чтобы не было накладок и недопонимания:

1. Вы должны четко озвучивать и прописать дату и время выступления, тайминг, требования, формат (вопрос-ответ, круглый стол, доклад и ответы на вопросы, воркшоп, мастер-класс). Получить подтверждение.

2. Если вы организуете спикеру трансфер, проживание, сопровождение, то своевременно покупайте и присылайте билеты (предварительно согласовав удобное время и вид транспорта), брони гостиниц. Подробно описывайте, каким образом спикер может заказать такси (или дайте контакт человека, который будет его сопровождать), в какое время ему нужно быть на площадке, напишите телефон контактного лица, модератора его зала/секции, контактного лица со стороны организаторов.