Наталия Франкель - Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

• Встреча вашего события в социальных сетях. Организуя что-либо, вы, скорее всего, все делаете правильно и последовательно – в том числе создаете встречу в «ВКонтакте» и на Facebook и собираете туда людей, которые планируют посетить ваше мероприятие. Встречу вы ведете, наполняете полезным и актуальным контентом – поэтому пост о том, что вы ищете помощников, наверняка заметят. Когда во встрече конференции «Суровый питерский SMM» мы сделали пост о том, что начинаем набирать волонтеров, за сутки нам написали около 30 человек, и потом еще по 1–2 в день писали вплоть до самого события. Из этих 30 мы взяли 10: в основном из тех, кто написал в числе первых, плюс, конечно, своих друзей – людей, которых мы знаем лично. На сегодня у нас уже есть постоянный костяк команды волонтеров, принимающих участие во всех наших мероприятиях. Плюс нам регулярно пишут в личку и встают в лист ожидания новых ивентов те, кто хотел бы в будущем волонтерствовать на конференциях. В отношении друзей важно оговориться: на них распространяются те же требования, что и на людей, которых вы видите впервые. То есть друг не должен, пользуясь своими привилегиями, залипать на 20 минут в телефоне или проводить целый день в зале, слушая лекции и выполняя свои обязанности по остаточному принципу. Вы заранее распределяете задачи между волонтерами и ждете адекватного отношения, вне зависимости от продолжительности и близости вашего знакомства.

Замечание о посте во встрече: не надо в одном посте совмещать несколько вопросов. Есть риск, что важная для вас информация или просьба уйдет под кат, и те, кому начало поста показалось неактуальным, не будут читать то, что скрыто. А вы в итоге потеряете часть тех, кто мог бы быть вам полезен.

• Можно повесить предложение стать волонтером в студенческих общежитиях. Такой вариант, скорее, подойдет для мероприятий, близких студентам по тематике. Например, волонтерство на большом кинофестивале заинтересует студентов Университета кино и телевидения, но в то же время вряд ли вы привлечете на него много учащихся биологического факультета.

• Еще один путь нахождения волонтеров – размещение поста в специальных группах, посвященных волонтерству, например https://vk.com/volunteerspb. Его подписчики – люди, которые готовы быть волонтерами на всевозможных мероприятиях, и, как правило, у них есть опыт и понимание принципов этой работы. Вы пишете пост, где кратко рассказываете о своем мероприятии, даете ссылки на него, сообщаете, кто вам нужен, и потом уже общаетесь с теми, кто заинтересовался предложением. В активной и живой группе вы без труда найдете себе помощников.

Чем больше мы проводим мероприятий, тем чаще встречаем такое мнение коллег: волонтеры – это безответственные недалекие люди, которые ничего не умеют, а к вам они приходят, чтобы получить халявную еду, вход на платный фестиваль, футболку. При этом доверить им ничего нельзя, они неадекватны. И вообще хорош только платный персонал, его и надо нанимать, а волонтеры – лишняя головная боль. Это совсем не так, и наше мнение основано на постоянной работе с волонтерскими командами.

Идея волонтерства состоит в изначальном интересе потенциальных помощников к вашему проекту или к вам как к профессиональному организатору, у которого есть чему поучиться. У людей должны быть стимул и мотивация, стремление помогать, стать частью команды. И финансовое стимулирование становится решающим далеко не всегда – зачастую тем, кто приходит с желанием стать волонтером, нужны информация, знания, новые знакомства, заботливый руководитель, опыт. Да, согласимся с тем, что интерес и мотивация к участию в образовательных мероприятиях (типа конференций) среди потенциальных волонтеров выше, чем к участию в развлекательных. Например, на фестиваль «Детский Петербург» нам было труднее найти волонтеров, чем на конференцию. Тут уже помощники пришли, скорее, не ради идеи, а ради возможности поработать на большом открытом мероприятии в сильной команде.

Когда вы организуете образовательное, деловое или развлекательное событие (с лекциями/докладами/мастер-классами/концертными выступлениями), то одна из ваших задач – это поиск и взаимодействие с теми, кто будет на сцене, кто даст вашему ивенту важную и полезную информационную составляющую, на кого зачастую придут люди. Правильный и точный выбор спикера – одно из главных условий проведения успешного мероприятия.