Наталия Франкель - Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

Грамотное составление расписания и скрупулезное его соблюдение крайне важны. Важны как для организатора, который все заранее продумал и заложил на процессы достаточное время, так и для участников, которые точно знают, как планировать свой день и что никаких задержек на ивенте не случится. О чем следует помнить:

• всегда оставляйте оптимальное количество времени на регистрацию. Невозможно пропустить 5000 человек за полчаса через две стойки. Заранее сообщайте своей аудитории: сколько регистрационных стоек будет организовано, во сколько начнется регистрация, почему не стоит приходить в последний момент. Картинка с недавнего аншлагового многотысячного концерта: на вход через основную дверь стоит 95 % посетителей, у открытой двери, расположенной на отшибе, – 20 человек. Силами буквально двух волонтеров с мегафоном или с помощью пары указателей со стрелками можно было уравновесить потоки и снизить волну негатива в социальных сетях – но нет. Люди стояли полтора часа и пропустили часть концерта.

• Начинайте все мероприятия вовремя, в точном соответствии с расписанием. Участники планируют свое время исходя из того расписания, которое вы им заранее озвучили, и никто не вправе им распоряжаться.

• Оставляйте разумные перерывы между докладами или отделениями концерта. Люди устают, им нужно размяться, выпить кофе, пообщаться. На деловых мероприятиях адекватная продолжительность регулярных перерывов – залог успешного и активного нетворкинга. За 5 минут невозможно и в туалетную комнату сбегать, и с коллегами кофе выпить. А за 15–20 минут – намного реальнее. В то же время в сетке расписания конференции часто можно наблюдать доклады, идущие сплошняком друг за другом. Если вы хотите выйти на перекур – пропустите первые 10 минут доклада. Поставьте себя на место участника – удобно ли вам расписание с таким таймингом?

• Делайте часовой обеденный перерыв, если ваше мероприятие длится целый день. Не все захотят обедать на кофе-брейке, кто-то предпочтет ближайшие рестораны. За 20–30 минут добраться до них, пообедать и вернуться крайне проблематично. Не подгоняйте своих гостей, ведь сделать их пребывание на вашем мероприятии комфортным без ущерба для всех совсем несложно.

• Заранее рассылайте информацию о любых изменениях в расписании и тайминге мероприятия, чтобы участники могли своевременно скорректировать свои планы.

• По нашему опыту: не стоит на разных потоках ставить разное время начала докладов. Представьте ситуацию, когда в одном зале у вас выступает востребованный и интересный спикер, у него часовой доклад. Через полчаса в соседнем зале начинается выступление такого же крутого докладчика. Часть участников, которые очень хотели бы послушать и того и другого, в итоге встанет перед выбором, и кто-то уйдет, не дослушав доклад в первом зале. А потом так же, не дослушав во втором, встанет и вернется в первый, потому что там будет третий спикер и тоже очень достойный! Да, параллельные доклады встречаются на мероприятиях постоянно, но старайтесь ставить в одно время хотя бы их начало, чтобы дать участникам возможность слушать выступления целиком (а пропущенные потом посмотреть в записи).

• Просите модераторов или ведущих в начале ивента озвучить для аудитории план дня с основными перерывами и важными мероприятиями в процессе. Да, все это должно быть на афишах или в расписании, но позаботьтесь и об аудиалах.

Каждый организатор непосредственно в день проведения мероприятия – это многорукий Шива, причем зачастую нервный (должно быть незаметно) и невыспавшийся (лучше, чтобы тоже было незаметно). Очень редко получается так, что все полностью готово за пару часов до начала регистрации. В основном до последнего момента мы носимся по площадке, отдаем последние распоряжения, проверяем, все ли настроено, все ли приехали, контролируем процессы.

Площадки бывают самые разные – укомплектованные оборудованием и совершенно пустые, требующие дополнительного оформления и подготовленные к приему гостей. Но обязательно чего-то будет не хватать, что-то нужно будет срочно закрепить или отрезать, кого-то надо будет вызвонить. На плече одной из множества организаторских рук висит волшебная сумочка Гермионы Грейнджер. А в ней… базовый «оргнабор»:

• степлер со скрепками (достаточно большой, можно строительный);