Наталия Франкель - Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

Оптимально за несколько дней до мероприятия разослать памятки всем помощникам и членам команды. Например, мы всегда рассылаем отдельную памятку для волонтеров, в ней даны ответы на самые часто задаваемые вопросы, возникающие как у них самих, так и у участников, которые будут к ним обращаться (название мероприятия, место и даты проведения, тайминг, можно ли купить билеты на входе, к кому обращаться, если то, а к кому – если это, аккредитовывали ли мы журналистов, где можно купить сувенирную продукцию и так далее). Также подробная памятка пишется для модераторов (тайминг, спикеры, названия их докладов и информация для представления аудитории, какие рекламные сообщения надо делать в перерывах, что нужно контролировать в процессе и как коммуницировать с аудиторией, какие подарки дарить после выступления, что входит в подарок и еще целый ряд вопросов). После получения памяток у вашей команды есть время запомнить важную информацию и придумать вопросы, на которые в ваших инструкциях не нашлось ответа. Также за несколько дней вы высылаете ТЗ фотографам и операторам, а на брифинге они могут задать возникшие уже непосредственно на площадке вопросы по специфике (согласовать фон, на котором брать интервью у спикеров, определить зоны съемки).

В нашей практике для каждого звена создан отдельный чат во «ВКонтакте», в котором обсуждаются все вопросы. Для волонтеров конференции создается свой чат, для команды организаторов – свой. Сводить всю команду в одном чате не имеет смысла – слишком много совершенно неактуальных для одной части команды вопросов обсуждает другая. И возьмите себе за правило: в рабочем чате общаться только по делу. Так и время лишнее не придется тратить на болтовню, и искать потом нужную информацию будет легче.

После проведения брифинга мы просим всех членов команды еще раз обойти все помещения и зоны площадки, чтобы потом иметь возможность безошибочно и быстро дать ответ на вопрос о туалетах, зале № 4 или детской зоне, расположенной на другом этаже. На брифинге же мы раздаем фирменные футболки, по которым можно сразу опознать в толпе участников члена команды.

Грамотное зонирование площадки – особое умение организатора. Чтобы все было близко, но в то же время никто друг другу не мешал, чтобы позаботиться об удобстве всех участников, чтобы не было ни давки, ни пустых неуютных пространств. Как все спланировать, ничего не забыть и не арендовать лишнее?

У любого мероприятия есть несколько основных зон, которые практически всегда используются. Это гардероб, зал(ы) для выступлений, комната отдыха спикеров, личное пространство организаторов и команды, зоны для общения и кофе-брейков, фудкорт и маркет, стенды партнеров, туалеты.

Какие вопросы нужно задать при осмотре площадки менеджеру, чтобы все учесть и в то же время не арендовать что-то ненужное? Особое внимание хотим обратить на то, что никакой поэтажный план не заменит личного присутствия на площадке, возможности обойти ее своими ногами и посмотреть все, что придет в голову, своими глазами.

1. Где, по опыту, находится наиболее удобное место для регистрации/проверки билетов? Внимательно изучите, подходит ли оно для того количества участников, которое вы ожидаете. Иногда вам могут посоветовать место, где можно будет пропустить 100 человек, но если у вас в планах в 10 раз больше участников, то стоит рассмотреть альтернативные варианты на площадке, чтобы не создавать давку и очереди.

2. Есть ли гардероб? Если нет, то какое помещение обычно предоставляется мероприятиям для его размещения?

3. Сколько туалетных комнат расположено на этаже, где вы собираетесь проводить мероприятие, и есть ли дополнительные на соседних этажах? Часто бывает так, что туалетов на этаже много, но все участники идут в один, который находится ближе всего к залам. В итоге в нем очередь, а в других пусто. Ставьте побольше указателей.

4. Какое пространство предоставляется под кофе-брейк и если его недостаточно для вашего количества участников, то где неподалеку можно разместить вторую линию раздачи и как будет строиться логистика распределения потоков?

5. Где можно разместить маркет, фудкорт и стенды партнеров? Естественно, эти пространства должны (по возможности) находиться там же, где происходят основные активности вашего мероприятия, а не на другом этаже и не в соседнем крыле здания. Тут важно заранее уточнять, чтобы в этой зоне было должное количество розеток, в том числе и силовых; некоторым партнерам, например кофе-точкам, обычных мощностей будет мало. Кстати, о розетках. На современных площадках, как правило, их достаточно, они расположены на стенах и в лючках в полу. А вот если вы планируете арендовать старый ДК или лофтовое пространство на бывшем заводе, то готовьтесь тянуть удлинители.