Наталия Франкель - Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

• Заботьтесь о команде. Вообще, когда мы говорим о заботе, то призываем проявлять ее не только к тем, кто рублем поучаствовал и билет купил, а вообще ко всем. А кто, как не команда, является залогом успеха вашего ивента? Команда – это модераторы, технический персонал, поддержка трансляции и прочих удаленных процессов, волонтеры, фотографы, видеооператоры, организаторы. Во-первых, не забывайте всех кормить и поить. Это очень важно, потому что голодный человек не может работать нормально. Помимо возможности участия в общем обеденном перерыве предложите пиццу, поставьте в комнате отдыха воду. Во-вторых, ставьте четкое ТЗ. Это тоже элемент заботы – заранее прислать ТЗ фотографам, сообщить волонтерам их задачи и зоны ответственности. Предусмотреть все и даже чуть больше – это и есть забота. В-третьих, будьте щедрыми. Выразите свою благодарность с помощью подарков, информации, сувениров. Поверьте, зачастую это работает намного круче, чем условные 3–5 тысяч рублей в день за наемный, но невовлеченный персонал. Хотя, конечно, всем, кому вы по предварительным договоренностям должны платить – платите своевременно и в полном размере.

• Присылайте всю необходимую информацию вовремя. Если человек оплатил участие – электронный билет должен сразу прийти на почту. За сутки до мероприятия должно быть разослано напоминание. Доступы к трансляции нужно выслать заранее, лучше накануне, а не за 5 минут до начала, чтобы не заставлять людей нервничать и писать в ваш саппорт.

• Составьте памятку участника мероприятия, где напишите обо всем, что может ему понадобиться. Места для парковки, ближайшее метро, что нужно взять с собой, что вы дадите на самом мероприятии, во сколько начало и обеденный перерыв, сколько залов и какая логистика, где расположен гардероб и где можно будет зарядить мобильный телефон, что будет продаваться в фойе и нужна ли для покупок наличка. Продолжать можно бесконечно, памятка участника наших конференций стабильно состоит из 20+ пунктов. Это тоже забота.

• Если у вас предусмотрена «раздатка», имеет смысл разместить в блокноте расписание мероприятия, словарь терминов (чтобы новички не чувствовали себя не в своей тарелке), дать актуальную для участников аналитику, прочие полезные страницы.

• Ставьте зарядные станции для телефонов. Смартфоны разряжаются быстро, при этом для многих они являются основным инструментом работы и коммуникации. Возможность зарядить телефон от портативного блока, не сидя при этом около зарядной станции, – не что иное, как еще одно проявление вашей заботы об участниках. Ваши расходы на их аренду совсем невелики в сравнении с позитивным настроем участников.

• Вообще, если перед вами стоит выбор: сэкономить на чем-то условные 5–10 тысяч рублей или не сберечь их, но сделать/купить/арендовать/придумать еще что-то для удобства, комфорта, радости участников вашего мероприятия, то вывод однозначный – экономить нельзя. Но почему-то при этом сплошь и рядом все экономят. Загадочное явление.

• Т – терпение. С – спокойствие. Утром в день мероприятия на номер 8-800 один за другим идут звонки – кому-то не пришла ссылка на трансляцию, кто-то опаздывает и волнуется, что его не пустят в зал, кто-то заблудился. Звонков может быть и сотня, и две. Вопросов во всем их разнообразии – от силы десять. Тот, кто отвечает на телефон, ни в коем случае не должен показать, что он устал, что он повторяет одно и то же. Искреннее желание и готовность помочь решить любую проблему – обязательный элемент программы. Сажайте на телефон самого стрессоустойчивого и заботливого члена команды. Не отвлекайте его больше ничем. У него нелегкая работа и очень ответственная.

• Дарите подарки – спикерам, модераторам, команде. Договаривайтесь с партнерами, покупайте. Подарок – это одна из форм проявления благодарности за соучастие.

• Всегда заранее беспокойтесь о том, чтобы на мероприятии было достаточное количество фотографов и привлекательных фотозон. Участники с радостью забирают и ставят на аватарки фотографии с мероприятий, если они сделаны профессиональным фотографом, если они эмоциональные и живые. Примерный расчет – один фотограф на 100–120 человек в день в жанре «репортаж + портрет». Тогда, скорее всего, каждый участник будет запечатлен в зале, у пресс-волла или в фойе, пойманный за разговором с друзьями. Фотографов много не бывает, и это тоже элемент вашей заботы.

• После мероприятия важно не забыть о пострассылке. В ней должны присутствовать ссылки на все фото– и видеоматериалы с мероприятия, на презентации и видеозаписи, если они были обещаны, полезные предложения от партнеров. Не спамьте по этой базе после события – пусть в рассылке не будет ничего, кроме той самой пользы, которой пронизан весь этот раздел.