Наталия Франкель - Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

Помимо всего прочего, почта позволяет высылать регулярные письма с новостями мероприятия (например, о повышении цен), что тоже напоминает о событии. В какой-то степени это очень похоже на ведение встреч.

Как вы, наверное, уже поняли, чат в мессенджерах под ваше мероприятие не только выполняет функцию нетворкинга, но еще решает задачу постоянного напоминания о событии. Крайне трудно забыть о мероприятии, когда ты постоянно читаешь диалоги его потенциальных участников. Главное – его запустить. Да, участники читают далеко не все. Но хотя бы один раз, хотя бы одно сообщение они увидят 100 %.

В итоге, применяя все эти способы, вы сможете захватить максимум внимания участников. Напоминания о вашем событии, по факту, будут во всех основных каналах: в телефоне, на почте, в личных сообщениях, ленте новостей, сбоку в рекламе, в «Ответах», в базовых напоминаниях о встрече, в мессенджерах. Забыть о таком событии попросту невозможно. Если на событие придет все-таки мало людей, вы как минимум будете знать, что дело в чем-то другом.

Хочется еще раз отдельно напомнить: несмотря на то что на вас свалятся сотни звонков, куча авральных дел и решение внеплановых задач, вы должны постоянно держать перед глазами чек-лист, с которым нужно сверяться каждый день. Он особенно актуален в последние дни перед мероприятием и позволяет убедиться в том, что:

• команда собрана и полностью укомплектована; ключевые и второстепенные дела в случае форс-мажора или болезни члена команды подхватят… (и дальше список контактов);

• все завезено или вы точно знаете даты и время завоза «мерча», полиграфии, техники, оборудования, всего для застройки и находитесь на связи с поставщиками и ответственными лицами;

• все счета своевременно оплачены, все договоры подписаны. А то придете вы в 7 утра в субботу на площадку, а вам скажут: «Вы нам вторую часть счета на аренду не оплатили, мы вас не пустим. Бухгалтер уехал кататься на лыжах, а банк не работает…» Дальше читаем о форс-мажорах;

• партнеры на связи, они готовятся, уже забрали из типографии сувениры для гостей, продумали застройку своей зоны и прислали вам ролики, чтобы крутить их в перерывах. А, ну и самое важное – оплата (если она была оговорена и прописана в договоре) от них поступила;

• спикеры помнят дату и время выступления, получили билеты и контакт сопровождающего, выслали вам презентацию;

• оборудование привезено и протестировано. Главное требование здесь одно: все должно быть сделано заранее. Чем больше оборудования и чем масштабнее мероприятие, тем больше времени вы закладываете на подготовку;

• то же самое относится к монтажу и застройке. Со специалистами необходимо заранее спланировать алгоритм действий, назначить ответственных, прибавить от пары часов до лишнего дня – опять же, в зависимости от объема и количества задач;

• все, кому нужно, получили ТЗ – ведущие, модераторы, операторы, фотографы;

• все, кому нужно, получили подробные памятки – волонтеры, команда, участники.

• участникам разосланы напоминания о мероприятии, схемы проезда, «письма заботы» с подробностями;

• площадка готова к приему вашего мероприятия – предыдущее событие завершено и везде убрано;

• вы знаете, кто поможет вам собрать 700 пакетов участника, в каждом из которых 13 позиций. И эти люди вас не подведут.

Когда мы придумали первую конференцию «Суровый питерский SMM» и решили провести ее, ниша открытых деловых ивентов была уже густо населена. Ежедневно проходили десятки конференций, семинаров, саммитов, форумов и мастер-классов. Что нужно предложить людям, какая отстройка от коллег и конкурентов даст наиболее ощутимый и заметный результат? Что заставит людей говорить о вас, рекомендовать вас и возвращаться к вам? Ответы на эти вопросы выкристаллизовались и стали очевидны очень быстро. Нужно продемонстрировать качество, заботу и уважение всем участникам ивентов, которые вы делаете. Дать столько, сколько сможете придумать и сколько сможет унести каждый участник. Сделать это искренне и от души, ставя себя, любимого, на место каждого – спикера, участника, партнера, волонтера. Предугадывать потребности и желания аудитории. И делать это постоянно, системно, на каждом мероприятии.