Пол Фрига - Инструменты McKinsey. Лучшая практика решения бизнес-проблем

Наша компания только что переросла статус стартапа, и у нас работают несколько людей, которые раньше были руководителями очень высокого уровня в крупных компаниях. Мне приходится говорить им: «Goldman Sachs выделил нам на выступление всего 20 минут, а важны только первые две. Представьте, что вы можете изложить свои аргументы только во время поездки в лифте. Что вы скажете?» Просто удивительно, сколько успешных людей не умеет сосредоточиться на двух-трех основных пунктах и грамотно их изложить.

Брэд Фарнсуорт, GeoNetServices.com

На протяжении всей моей карьеры умение кратко и эффективно формулировать мысли давало мне множество преимуществ. Мне как автору крайне важно получать прекрасные отзывы в СМИ. По сути, «лифт-тест» – это проверка умения содержательно и сжато излагать свои мысли, и он дает понять, достаточно ли убедительны ваш продукт или идея, чтобы заставить собеседника действовать. Провалив «лифт-тест», я понимаю, что нечетко передаю мысль, да и сама идея, наверное, неубедительна.

Дебора Накки, автор The McSpent Money Guide

У членов совета в моей организации хватает внимания как раз на время, равное поездке в лифте. И без «лифт-теста» я, наверное, уже умер бы!

Бывший сотрудник McKinsey в научном сообществе

Наверное, лучше всего сказал о ценности «лифт-теста» Роджер Бойсверт из CTR Ventures:

Если при подготовке к презентации я не могу пройти «лифт-тест», то такую презентацию проводить нельзя.

Если вам не удается четко и сжато выразить свои мысли, то причин может быть две: либо вы недостаточно понимаете материал и должны лучше с ним ознакомиться; либо структуре презентации не хватает четкости и краткости, и нужно ее пересмотреть.

Но одной структуры мало. Даже прекрасно составленный, абсолютно логичный набор рекомендаций нужно подкреплять доказательствами. Поэтому сейчас мы поговорим о необходимых наглядных материалах.

Сейчас диапазон этих материалов весьма широк и не ограничивается диаграммами на бумаге: сюда могут относиться, например, объемные модели, образцы продукции, интернет-страницы и т.п. Но какую бы форму ни принимали эти наглядные материалы, они могут стать невероятно эффективным инструментом коммуникации. Ведь не зря говорят, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. С помощью одной диаграммы можно показать данные и концепции, на изложение которых ушли бы многие страницы текста. К тому же аудитории легче усвоить ваше сообщение, когда есть возможность увидеть его наглядное воплощение (а в случае с макетом – даже потрогать).

Но какие бы материалы вы ни использовали – старые добрые черно-белые диаграммы или трехмерную компьютерную анимацию всех цветов радуги с музыкальным сопровождением, – уроки McKinsey остаются в силе. А самый важный из них – «будьте проще». Ваша задача – сообщить ряд рекомендаций, а не проявить себя как художник. И хотя иногда полезно впечатлить аудиторию красивыми изображениями, все же они не должны отвлекать от сообщений, иначе вы только собьете людей с толку.

На каждой диаграмме должна быть всего одна идея, которую в данный момент вы хотите донести до аудитории, и чем эта идея проще, тем лучше. Тогда не только слушатели будут знать, о чем вы говорите, но и вы сами не запутаетесь в разгар презентации, о чем вы уже сказали, а о чем нет. Работая заместителем руководителя аппарата Белого дома, Сильвия Мэтьюз уделяла огромное внимание этому принципу. А если уж он срабатывает для президента Соединенных Штатов…

И напоследок еще одно небольшое замечание о наглядных материалах: представляя данные, всегда указывайте их источники. Тогда вы сможете отвечать на вопросы, откуда взята информация. Кроме того, вернувшись к старой презентации через несколько лет, вы поймете, где найти эти источники.

Но помните, что, хотя наглядные материалы важны, простого их набора недостаточно: обязательно нужна хорошая структура, чтобы их организовать, иначе у вас будет всего лишь разрозненная группа интересных фактов, не объединенных общей темой. Помните: материалы должны соответствовать логике структуры изложения, чтобы аудитория смогла понять вашу идею; ведь именно в этом и состоит смысл всех ваших действий.

– Найдите в своей любимой газете статью, где дается какая-либо конкретная рекомендация. Запишите идеи автора и доказательства, приводимые в их поддержку (например, «Нам нужно больше электростанций, потому что потребление электричества растет на 20% в год»). Потом организуйте эти идеи в виде логической структуры, так, словно собираетесь использовать их в презентации. Передает ли эта презентация нужное сообщение? Если нет, то почему?