Кароль Бэннет - Деловой этикет и протокол. Краткое руководство для профессионала

Придерживайтесь темы. Имея четкую повестку дня, вы, будучи председателем собрания, сможете заставить всех придерживаться обсуждаемой темы. Вы сможете сказать: «Мы отклоняемся от темы. Я предлагаю записать этот вопрос на полях. Это хорошая тема для обсуждения и я не хочу, чтобы мы о ней забыли. Но давайте отложим ее обсуждение в сторону на некоторое время и вернемся к ней, если у нас останется время в конце собрания. Если времени не останется, этот вопрос будет занесен в повестку дня на следующей неделе».

Поля — это список вопросов, которые становятся важными, но которые не упомянуты в текущей повестке дня. Цель записи на полях — не забыть об этих вопросах. Вы можете удовлетворить участников собрания, добавив интересующие их темы в список на полях, потому что они знают, что к волнующему их вопросу обязательно вернутся, если в конце собрания останется время, пли же он должен появиться в следующей повестке дня.

Использование полей — это также хороший способ корректировать поведение людей, которые склонны к многоречивости и к доминированию на собраниях со своими личными пунктами повестки дня. Например, вы можете сказать такому говоруну: «Педро, вы не могли бы составить краткое резюме фактов по этому вопросу для нашего следующего собрания? Таким образом мы будем лучше информированы и подготовлены к его обсуждению». Затем запишите тему на полях.

Рассаживание. Не садитесь прямо напротив того, которого вы считаете оппонентом. Подсознательно человек воспринимает это как вызов. Расположитесь сбоку, чтобы представлять для оппонента более нейтральную фигуру.

Не забывайте о цене времени. Когда вы какое-то время находитесь на собрании, проделайте такое упражнение. Подсчитайте количество участников, оцените почасовой заработок каждого из людей и сложите полученные цифры. Если собрание займет два часа, удвойте цену. Прибавьте время на подготовку председательствующего на собрании, получив таким образом примерную стоимость собрания. Осознание того, как много времени и денег тратится на собрании, может ошеломить.

Например, если собрание из десяти участников длится час, и каждый человек зарабатывает примерно $20 в час, это одночасовое собрание обходится организации по меньшей мере в $200. А большая часть собраний обходятся дороже этого.

Действительно ли собрания необходимы? Всегда задавайте себе вопрос:

1. Действительно ли нам нужно собрание?

2. Приглашаю ли я только тех людей, которым необходимо присутствовать на собрании?

3. Могу ли я более эффективно провести собрание?

4. Можно ли решить некоторые из пунктов повестки дня по электронной почте, служебными записками или по телефону, вместо того, чтобы устраивать собрание?

Записки с выражением благодарности. Ради особого случая пошлите записку со словами благодарности. Регулярное деловое собрание не требует того, чтобы вы посылали такую записку, если только вы не были на нем особым гостем.

Рассылка записок со словами благодарности — это красивый жест, который должен следовать за событием. В деловой среде, однако, не стоит слишком с этим усердствовать. Рассылка слишком большого количества записок с благодарностями может повесить на вас ярлык человека, который чересчур старается всем угодить.

Приглашение на особое событие, которое требует ответа (RSVP), — это подсказка, что событие подразумевает большое количество проделанной кем-то работы. Пошлите записку с благодарностью после такого события. В то время как вы находитесь на мероприятии, попросите визитную карточку у ответственного лица, если у вас нет его точного адреса или вы не уверены в том, как пишется его имя. Визитная карточка дает необходимую информацию, что облегчает написание благодарственной записки.

Для таких записок следует использовать простые карточки. Если у вашей компании имеются общие карточки для записей, вы можете воспользоваться ими. Принимавшая вас сторона оценит написанную от руки записку, гласящую: «Спасибо за то, что вы пригласили меня на празднование первого миллиона долларов, заработанного вашим отделом. Должен сказать, что вы вложили в это мероприятие много труда и таланта. Мне очень понравилось».

Разбор на месте

Один из моих бывших главных администраторов, бывало, приглашал по 15 сотрудников разом в свой кабинет, для того чтобы пообщаться и выпить чашечку кофе. Одним из приглашенных был человек, недавно приехавший в Соединенные Штаты. Он ответил на приглашение, позвонив, что будет присутствовать на этом мероприятии. Помимо этого, он послал с курьером дюжину роз в хрустальной вазе с карточкой. Поскольку он был новичком в Соединенных Штатах, его поступок был расценен как «милый» и сошел ему с рук. На самом деле некоторые люди были ошеломлены его чрезмерной, по американским меркам, галантностью. Однако если бы человек, хорошо знакомый с американскими обычаями, сделал бы что-то подобное, его поведение было бы охарактеризовано, по меньшей мере, как несколько эксцентричное.