Алла Сорокина - Основы делового общения

Демонстрация товаров на презентации является весьма убедительным средством рекламы. Особенно это относится к демонстрации машин, оборудования и приборов, которая позволяет убедить возможного покупателя в достоинствах конструкции, высокой производительности и качестве выпускаемой продукции. Очень важно вовлечь потенциального клиента в совместные действия. Это может быть, например, предложение об испытаниях приборов, примерке одежды, передаче материалов на экспертизу прочности и т. д. Когда клиент имеет возможность лично ознакомиться с товаром, потрогать его руками, у него подсознательно растет доверие к нему и фирме. Когда можно непосредственно ощутить мягкость меха, удобство куртки, прочность ткани или легкость работы с компьютерным редактором текста, сигналы, закрепляющие это впечатление, поступают со всех сторон. Помещение, где проводится презентация, оформляется рекламными плакатами, стендами и т. п. Участникам презентации вручаются сувениры (рекламные подарки) с целью напоминания их получателям о фирме. В качестве рекламных подарков обычно используются недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, зажигалки, значки. На эти предметы наносится название фирмы, а иногда ее адрес и характер деятельности.

Успешное проведение презентации во многом определяет успех дальнейших переговоров с партнерами. Извещения о презентациях даются в средствах массовой информации, определяя место и сроки проведения презентации. Время проведения презентации обычно ограничивается 1,5–2 ч. Обычно открывает презентацию и ведет один из руководителей внешнеэкономической службы предприятия. Он также представляет руководителей всего предприятия. Можно показать фильм (10–15 мин) и сделать сообщение о деятельности предприятия, его возможностях. Оставшееся время отводится ответам на вопросы.

Приемы

Приемы играют важную роль в развитии деловых контактов и являются одной из форм делового общения. Прием – это собрание приглашенных лиц (обычно официальных) в честь кого-нибудь или чего-нибудь. Главное назначение их – не прием пищи и дегустация напитков, а углубление и расширение контактов, получение нужной информации в неофициальной обстановке. К приему надо тщательно готовиться, решая, с кем и о чем надо поговорить, с кем познакомиться, кого представить. Надо быть готовым и к всевозможным вопросам со стороны собеседников.

1. В зависимости от событий и состава участников, по поводу или в честь которых организуются торжества, приемы можно разделить на официальные и неофициальные.

К неофициальным приемам относятся товарищеские встречи, семейные торжества, свадьбы и другие традиционные праздники.

2. Официальными являются приемы, когда присутствующие приглашены на них исключительно в силу их положения, т. е. приглашенными являются исключительно официальные должностные лица. Поводом для официальных приемов могут быть прибытие главы иностранного государства или правительства, дипломатических и других официальных представителей, национальные и государственные праздники, юбилейные даты, симпозиумы, конференции и т. д.

Приемы в честь или с участием иностранных представителей обычно называют дипломатическими. Они служат знаком вежливости, внимания, почести и гостеприимства.

3. Официальное приглашение отличается по форме от неофициального. На официальном приглашении указывается титул (ранг) приглашаемого без упоминания его имени и имени его супруги. В тексте приглашения употребляется форма «имеет честь пригласить».

Присутствуя на официальном приеме, надо соблюдать следующие правила:

1) оказывать соответствующее внимание всем официальным должностным лицам;

2) оказывать должное внимание всем знатным особам, не относящимся к числу официальных представителей;

3) к каждому присутствующему следует обращаться, называя его звание или титул;

4) мужчины на официальном приеме присутствуют без жен, а приглашенные женщины в силу занимаемого ими официального положения – без мужей. Исключение составляют лишь жены глав дипломатических представительств, они рассматриваются как официальные, т. к. разделяют со своими супругами официальное положение.

4. Официальные приемы включают в себя завтраки, дневные приемы, обеды и послеобеденные приемы.