Алла Сорокина - Основы делового общения

Формы группового делового общения:

1) совещания;

2) конференции;

3) выставки-презентации;

4) приемы.

Основной формой группового делового общения являются деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов, а также приемы, съезды и конференции, организации выставок и ярмарок, это могут быть симпозиумы, собрания, заседания или семинары.

Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее, т. к. вырабатываются на основе учета самых разных мнений.

Прием групп и делегаций предполагает встречи для обсуждения конкретных вопросов совместной деятельности. Проведение конференций открывает пути к многообразному контакту с различными традиционными и перспективными деловыми партнерами, широкому обмену информацией и рекламе своей продукции. Выставки позволяют значительно расширить подобные контакты и создают условия для широкого круга делового общения и более эффективной рекламы своей продукции, а также для заключения различных соглашений. Хотя участие в выставках и связано со значительными затратами, все серьезные организации все же стремятся к участию в них или выступают спонсорами.

Совещания

Для того чтобы проводимое совещание оказалось эффективным, необходимо придерживаться следующих правил:

1) если вы возглавляете совещание, то прежде всего нужно подумать о том, какую цель вы как руководитель ставите, проводя конкретное совещание. Цель совещания – это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы, также это может быть и просто предварительный обмен мнениями, подготовка рекомендаций для принятия решения по какому-то конкретному вопросу. Чем более точно и в нужном направлении будет сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть сформулирована так, чтобы заинтересовать каждого участника совещания. Каждый должен знать, что он вносит свой вклад в решение общей задачи. Темы становятся интересными, когда они сформулированы конкретно. Обычно на обсуждение выносятся только те вопросы, которые не удается решить в рабочем порядке;

2) важным элементом подготовки совещания является предварительное оповещение (за несколько дней) участников с передачей им повестки совещания. В качестве приложения к повестке могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки. Очень хорошо, если до начала совещания лицам, готовящим вопросы, предусмотрительно передаются замечания от участников совещания по проектам решений, тезисам выступлений.

Заранее разосланная или оглашенная, хорошо продуманная повестка совещания дает возможность участникам лучше подготовиться.

Повестка совещания – это письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и включающий в себя следующую информацию:

а) тема совещания;

б) цель совещания;

в) перечень обсуждаемых вопросов;

г) время начала и окончания совещания;

д) место, где оно будет проходить;

е) фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов;

ж) время, отведенное на каждый вопрос;

з) место и время, где можно ознакомиться с материалом по каждому вопросу.

Оповещение участников совещания о его проведении и ознакомление с его повесткой способствует более качественным выступлениям;

3) время совещаний должно быть обязательно определено распорядком, установленным в организации (отделе). Внеплановые совещания выбивают из ритма, снижают культуру делового общения, лишают руководителя возможности планировать свое рабочее время и распоряжаться им, срывая запланированные встречи и дела. Рекомендуется устраивать совещания в конце рабочего дня или во второй его половине, чтобы не сбивать сотрудников с рабочего ритма.

Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов (больше двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос). Начинаться и заканчиваться совещание должно в строго назначенное время, каждый выступающий использует специально отведенное для него время на каждый вопрос. Соблюдение процедуры выступлений нормализует ход совещания;

4) целесообразно количество приглашенных свести к минимуму, т. к. большое количество приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Оптимальное число участников совместных обсуждений – 5–7 человек. Лучше всего, когда при разнородной повестке совещания состав его участников является переменным: лицам, чьи вопросы обсуждены, разрешается покидать совещание, а другие участники, чей вопрос рассматривается не первым, приглашаются на соответствующее время.