Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

Создание контактных элементов для членов организации

Для того чтобы создать контактный элемент для членов организации, выполните следующие действия:

Создайте контактный элемент для одного члена организации.

Выберите созданный контакт на панели Контакты.

Выберите пункты меню Действие ► Создать контакт в той же организации.

Заполните все необходимые поля для нового члена организации. Второй способ, использующий шаблон контактов, описанный ранее:

Создайте контактный элемент для организации. Укажите только те поля, которые будут едиными для всех сотрудников. Сохраните данный контактный элемент.

Сохраните его на диске как Шаблон Outlook.

Откройте шаблон с диска и заполняйте недостающие поля.

Сохраните заполненный контактный элемент.

Третий способ:

Создайте контактный элемент для организации. Укажите только те поля, которые будут едиными для всех сотрудников. Сохраните данный контактный элемент.

Выберите созданный контакт в панели Контакты.

Нажав клавишу Ctrl, щелчком мыши скопируйте контакт.

Откройте его и заполните до конца нужные поля.

Сохранение элемента Контакт

После того как вы закончите ввод информации об элементе Контакт, его можно сохранить в стандартной папке «Контакты». Для этого выберите команду Сохранить и Закрыть на стандартной панели инструментов. Можно сохранить контакт и другим способом.

Для этого раскройте Меню ► Файл. и выберите соответствующую команду.

Сохранить – сохраняет элемент в стандартной папке «Контакты». При этом элемент остается открытым. Информация о текущем элементе отображается в форме.

Сохранить и создать – сохраняет элемент, при этом открывает форму для ввода нового контакта.

Сохранить как – создает элемент в специальном формате.

Сохранить вложения – сохраняет вложение, как было описано ранее.

Когда вы выберете команду Сохранить как, MS Outlook 2007 откроет диалоговое окно, в котором можно выбрать место сохранения элемента и формат, в котором необходимо его сохранить.

В окне найдите папку, в которой вы хотите сохранить элемент. Затем раскройте выпадающий список Тип файла, чтобы отобразить на экране список форматов. Доступны описанные ниже форматы.

Только текст – применяется в случае, когда контактная информация будет использоваться в приложениях, которые умеют работать с текстовыми файлами.

Формат RTF – этот формат понимает Word, поэтому в таком виде можно направить контакт любому респонденту.

Шаблон Outlook – применяется в случае, когда вы хотите сохранить элемент как шаблон MS Outlook 2007, чтобы впоследствии более оперативно заполнять форму контактов. (К примеру, когда ряд контактов имеют один и тот же город, рабочий телефон или иное общее для всех поле контакта.)

Формат сообщения Outlook – данный тип сохраняет контакт в виде отдельного файла, имеющего все возможности полноценного контакта MS Outlook 2007. Таким образом можно сохранять и передавать контакты между людьми, пользующимися одинаковой версией MS Outlook 2007.

Файлы vCard – это довольно распространенный формат, так сказать, визитная карточка. Данный формат проще полноценного контакта, поэтому имеет преимущества при импорте в другие программы. Используйте его для передачи контактов тем, у кого установлен иной почтовый клиент, не MS Outlook 2007.

Печать элементов Контакт

MS Outlook 2007 предлагает несколько способов печати элементов Контакт. Вот список возможных вариантов:

карточка;

маленькая брошюра;

небольшая брошюра;

заметки;

телефонная книжка.

При выборе варианта печати проведите предварительный просмотр – как это будет смотреться на листе бумаги.

Вот описание шагов для выбора стиля печати.

Выберите текущее представление Адресные карточки в папке «Контакты».

Выделите один или несколько контактов, которые собираетесь напечатать.

Нажмите «горячие» клавиши Ctrl+P.

В меню печати выберите один из стилей печати (список приведен выше).

Используя предварительный просмотр, оцените полученный результат. Экспериментируйте, подбирая нужный формат стиля печати.