Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

Установите курсор на заголовок письма, выберите правой кнопкой меню Свойства ► Найти все ► Связанные сообщения. В появившемся меню производится поиск и отображение найденных сообщений.

Также вы можете быстро найти все сообщения от заданного отправителя. Для этого выберите пункты меню Свойства ► Найти все ► Найти все сообщения от..

Обработка сообщений

С сообщением можно проделывать различные действия:

ответ на сообщение;

пересылка сообщения;

открытие и сохранение вложений;

удаление сообщения или вложений.

Ответ на сообщение

Чтобы написать ответ на пришедшее письмо, выделите его щелчком мыши. Нажмите клавиши Ctrl+R, чтобы создать новое сообщение, в поле Кому будет указан адрес отправителя, а в теле письма будет исходное сообщение. Остается только набрать текст сообщения и отправить его нажатием клавиш Ctrl+Enter.

Пересылка сообщения

Вы можете пересылать сообщение другим людям. Пересылка сообщения очень напоминает отправку ответа на сообщение. Для того чтобы переслать сообщение, выделите его в информационной панели Входящие, после чего щелкните на кнопке Переслать («горячие» клавиши Ctrl+F) стандартной панели инструментов. Либо откройте сообщение в форме Сообщение и щелкните по кнопке Переслать.

Введите комментарии к сообщению, после чего отправьте его. В отличие от ответов на сообщение, при пересылке сообщения MS Outlook 2007 отправит и все вложения. Вы можете легко изменить параметры пересылки сообщения программой MS Outlook 2007.

Ответ на запрос о прочтении

Некоторые люди, прознав, что можно настроить свою почту на получение подтверждения о доставке всех своих писем, устанавливают ее по умолчанию и тем самым удваивают и утраивают поток обрабатываемых писем. На самом деле мы не рекомендуем устанавливать эту галочку. Причины этого таковы.

Во-первых, полученное вами подтверждение вовсе не означает, что получатель его прочел. К примеру, вы получили письмо, у вас выскакивает это меню – вы нажимаете, не глядя, Да, после чего, не читая письмо, переносите его в другую папку или удаляете. Второй вариант – вы получили письмо с запросом об уведомлении – и нажимаете Нет, после чего внимательно читаете сообщение. В этом случае получатель ничего не получит и будет считать, что письмо не прочитано.

Во-вторых, если получатель, просматривая пришедшие сообщения, на каждое второе должен отправлять Да/Нет – он просто отключит этот режим, и вы, надеясь на компьютер, ничего не будете получать.

В-третьих, как мы уже писали выше, вы в несколько раз увеличиваете поток своих писем. Помимо самих сообщений, будете получать уведомления: о прочтении, о получении. Это будет отнимать ваше время, хотя, на первый взгляд, может показаться – незначительное. Согласен с тем, что если ваш поток 2–5 писем в день, то приятно получить еще пару писем, подтверждающих ваши действия. Однако если ваш объем составляет десятки и сотни в день (к примеру, в сфере банковских услуг), то уведомления – расточительство.

Но если требуется узнать, дошло ли сообщение? Ознакомимся с рядом хорошо зарекомендовавших себя способов.

Следует сразу взять на вооружение этикет электронного письма: порядочный получатель в течение трех дней просигнализирует о получении вашего сообщения (если почта доступна для него и он не в отпуске). Исходя из этого правила, мы можем через три дня послать повторный запрос либо позвонить получателю.

Второе правило: если направленное письмо требует срочного рассмотрения, сопроводите его телефонным сообщением (но не SMS!), чтобы получатель был заинтересован прочесть его в ближайшее время.

Следующая рекомендация: используйте в конце письма «PS:», где опишите ценность для вас подтверждения о получении сообщения или скорейшего ответа на него.

Вот и все, что касается культуры работы с уведомлениями и этикетом ответа на пришедшее письмо.

Работа с сообщениями как элементами MS Outlook 2007

Открытие и сохранение вложений

Чтобы сохранить вложение из сообщения, дважды щелкните по теме сообщения, чтобы открыть форму Сообщение. Выделите вложение и скопируйте его в буфер (Ctrl+С). Затем откройте в проводнике Windows папку, в которой вы хотите сохранить вложение, и вставьте из буфера обмена (Ctrl+V).

Удаление сообщений