Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

Нажмите кнопку OK, чтобы вывести оформленный материал на принтер.

Просмотр оповещений

Каждый из элементов в списке оповещений представляет собой отдельную строку, разделенную на три столбца:

первый столбец содержит символ, описывающий тип напоминания, которое может быть элементом календаря или задачи;

второй столбец содержит тему элемента;

третий столбец указывает, когда элемент должен появиться.

Можно выбрать любое оповещение в списке и просмотреть информацию о нем. Также можно выделить одно из оповещений и щелкнуть по кнопке Открыть, чтобы увидеть данный элемент в форме. Кроме того, можно щелкнуть по кнопке Прекратить, для того чтобы полностью удалить элемент из списка оповещений.

Если вы хотите временно отложить напоминание, то выберите диапазон времени и щелкните по кнопке Отложить.

Найти контакт

Чаще всего пользователь MS Outlook 2007 ищет контакты – телефон или адрес нужного человека. Поэтому был создан инструмент Найти контакт («горячая» клавиша F11), доступ к которому вы можете получить, щелкнув по соответствующей кнопке стандартной панели инструментов.

При вводе имени выпадает список ранее искомых контактов. После этого вы нажимаете клавишу Enter, чтобы MS Outlook 2007 предложил вам все возможные варианты совпадений. Часто бывает, что достаточно ввести несколько первых букв имени, чтобы найти нужное. Поэтому нет необходимости вписывать имя или фамилию целиком.

ПРИМЕЧАНИЕ

MS Outlook 2007 в этом инструменте ищет только по полю ФИО: фамилия, имя, отчество. Если ваше ключевое слово не встречается в этих полях – ничего найдено не будет. То есть когда вы ввели имя человека в другое поле – MS Outlook 2007 его не найдет, хотя оно там есть. Это, безусловно, затрудняет поиск, однако компания Microsoft решила это за нас.

Инструмент Расширенный поиск

Инструмент Расширенный поиск выполняет поиск элементов, удовлетворяющих критериям, указанным во всех четырех вкладках окна Расширенный поиск. Прежде чем вы приступите к указанию новых параметров поиска, щелкните на кнопке Сброс, чтобы удалить все указанные до этого критерии поиска.

Для настройки параметров поиска выполните следующие шаги.

Запустите меню расширенного поиска, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl+Shift+F.

Введите слово или фразу, поиск которой вы хотите провести, в текстовом поле Искать текст.

Следующим пунктом укажите, в каких папках следует провести поиск, нажмите кнопку Обзор..

Для ускорения поиска можно задать параметр Просмотреть, где выбрать из списка то, что именно вы хотите найти.

Нажмите на клавишу Enter и спустя некоторое время получите список Найденный результат.

Как правило, MS Outlook 2007 может искать не только слово или фразу целиком, но и ее часть. Поэтому экспериментируйте с вариациями условий поиска, чтобы добиваться наиболее точных и быстрых результатов.

Сохранение и повторное использование условий поиска

Сконструировав набор критериев (и убедившись в том, что они вам подходят), вы можете сохранить их для дальнейшего использования.

Для сохранения условия поиска выполните ряд действий.

Выберите команду Файл ► Сохранить набор диалогового окна Расширенный поиск, чтобы отобразить диалоговое окно Сохранение условия поиска.

Изучите структуру папок и определите, куда хотите сохранить созданные условия поиска.

Укажите имя файла, MS Outlook 2007 предлагает по умолчанию свое название.

Щелкните по кнопке OK для сохранения настроек в файл.

Для повторного использования настроек поиска выполните следующие шаги.

Откройте диалоговое окно Расширенный поиск (сочетание клавиш Ctrl+Shift+F).