Джозеф Хигни - Основы проектного менеджмента. Классическое руководство

• Лица 3 и 4. Эти заинтересованные стороны позитивно относятся к проекту, и уровень их влияния высокий. Их можно использовать для убеждения других заинтересованных сторон в пользу проекта.

• Лицо 1. Это лицо опасно, потому что негативно относится к вашему проекту и обладает большим влиянием. Если им не управлять правильно, оно способно погубить проект. Работа с ним может потребовать формальной встречи, кофе по утрам, хорошего обеда или пары добрых выпивок в «счастливые часы». Ваша задача – выяснить, в чем конкретно состоят его возражения по поводу проекта, и «затащить» его в свой угол.

При правильном планировании работы с заинтересованными сторонами руководитель проекта может не опасаться удара с неожиданной стороны. Просто сконцентрируйте свои усилия с самого начала и правильно организуйте время и работу, чтобы обеспечить проекту успех. Именно здесь вы надеваете бейсболку лидера и работаете на убеждение.

Вовлечение заинтересованных сторон – это действия руководителя проекта по их привлечению в проект и выявлению ожиданий. Одни заинтересованные стороны можно назвать ключевыми – вы должны обеспечить их вовлечение и участие для достижения успеха. Участие других может быть желательным в связи с их профессиональным опытом и специальными знаниями. Третьих стоит привлечь с учетом их влияния в организации или среди участвующих сторон.

В Руководстве к Своду знаний по управлению проектами (PMBOK® Guide) Институт по управлению проектами поместил шаблон матрицы оценки уровня вовлечения заинтересованных сторон (табл. 4.1). Она помогает организовать общее управление заинтересованными сторонами, определяя текущий и желаемый уровень вовлеченности. Матрица является эффективным подспорьем реестру заинтересованных сторон, поскольку позволяет планировать желаемый уровень вовлеченности каждой из них. На этой основе вы можете разработать план подведения каждой стороны к желаемому уровню ее вовлеченности в проект и приступить к его исполнению.

Таблица 4.1.Матрица оценки уровня вовлеченности заинтересованных сторон

Обозначения:

Неосведомленная. Не осведомлена о проекте и его потенциальном эффекте.

Сопротивляющаяся. Осведомлена о проекте и его потенциальном эффекте, но не приемлет перемен.

Нейтральная. Осведомлена о проекте, но не поддерживает его и не сопротивляется.

Поддерживающая. Осведомлена о проекте и его потенциальном эффекте и поддерживает перемены.

Продвигающая. Осведомлена о проекте и его потенциальном эффекте и активно участвует в обеспечении успеха проекта.

Т = текущее вовлечение

Ж = желаемое вовлечение

В табл. 4.1 заинтересованная сторона 1 не осведомлена о проекте, но вы хотите, чтобы она его поддержала. Для этого придется проделать определенную работу. Заинтересованная сторона 2 нейтральна, но вы хотите, чтобы она тоже поддержала проект. Возможно, стоит встретиться за чашкой кофе и постараться побудить ее к этому. Заинтересованная сторона 3 уже поддерживает проект. Это явно хорошая новость, и вам не потребуется больших усилий, чтобы побудить ее свою поддержку проявить. Время от времени можно проверять, остается ли эта сторона довольна проектом.

Будьте активны и старайтесь максимально увеличить вовлеченность заинтересованных сторон. Не пожалейте времени и усилий на матрицу оценки уровня вовлечения заинтересованных сторон. В обычной суматохе, которая, как правило, окружает любой проект, всегда полезно иметь перед собой простую таблицу, на которую можно положиться. Да, не забывайте все время ее актуализировать!

Согласны ли все заинтересованные стороны вашего проекта с каждым положением, зафиксированным в его уставе? Скорее всего, нет. Заинтересованных сторон много, и они очень разные. И результаты проекта воздействуют на них по-разному. У заинтересованных сторон различный уровень технической подготовки и знаний о продукте/проекте.

Для того чтобы побудить всех двигаться в одном направлении и таким образом обеспечить максимальное взаимодействие, необходимо определить общий опыт и профессиональные знания в областях, которые затрагивает проект. Для эффективного влияния на заинтересованные стороны следует уравнять собственный профессиональный уровень с уровнем их знаний, чтобы говорить о проблемах проекта на одном языке. Эксперт по вопросам профессионального обучения Карен Фили предупреждает об опасности так называемого проклятия знания, которому подвержены многие руководители проектов. Фили предлагает помнить о том, что «не все знают столько, сколько вы, в той области, к которой относится проект. Вы должны учитывать их уровень понимания проблем».