Кевин Круз - 15 секретов управления временем [Как успешные люди успевают всё] [litres]

Обрабатывайте электронную почту три раза в день по методу 3-21-0.Выделите на работу с электронной почтой три сеанса в день (утром, днем и вечером), установите таймер на телефоне на 21 минуту и старайтесь за это время полностью – до нуля – очистить вашу папку входящих сообщений. Превратите это в игру. Вероятно, 21 минуты будет явно недостаточно, но это поможет вам работать быстро и сосредоточенно, делать ваши ответы короткими и не начинать кликать по ссылкам, погружаясь в засасывающее болото интернет-развлечений.

Применяйте правило СОДА.Когда вы открываете электронную почту, вы должны произвести с каждым письмом одно из четырех действий – Сделатьэто, Отложить, Делегироватьили Архивировать/Удалить.(В английском варианте это звучит как правило «четырех D» – Do, Defer, Delegate, Delete.)

Если вы решаете отложить, в большинстве случаев следует немедленно занести это дело в свой календарь-планировщик – превратить письмо в конкретный пункт вашего плана (но не списка дел!).

Если вы сомневаетесь, можно ли удалить какое-либо сообщение, просто его заархивируйте. В наши дни нет недостатка в месте для хранения, и в будущем вы легко сможете найти это письмо при помощи функции «Поиск».

Помимо четырех вариантов СОДА есть еще и пятый вариант – сохранить в виде файла. Это одна из форм архивирования, которая может оказаться полезной, если вы боитесь удалить нужную информацию. Создайте отдельные папки для всех ваших проектов, ключевых клиентов или даже такую беспрецедентную папку, как «Ответить когда-нибудь», и сохраняйте в них соответствующие электронные письма, чтобы держать ваш ящик входящих сообщений совершенно чистым.

Встречи, телефонные звонки и обработка электронной почты могут занять целый день, практически не оставляя вам времени на значимые дела и обдумывание важных вопросов… Боритесь с этим: тщательно выбирайте встречи и проверяйте электронную почту всего несколько раз в день.

Как повысить свою эффективность? Очень просто: планировать самому, что вам нужно выполнить, а не позволять другим решать это за вас. Большинство людей делают как раз последнее, практикуя, казалось бы, невинную, но совершенно антипродуктивную привычку начинать день с проверки электронной почты… В результате их внимание и энергия направляются туда, куда хотят другие люди, а не туда, где бы они произвели наибольший эффект.

Подумайте дважды, прежде чем использовать функции «переслать», «отправить копию» или «отравить скрытую копию».Как сообщалось в статье от 9 августа 2013 года в The Wall Street Journal , британской компании International Power удалось сократить общий трафик электронной почты на 54 % (!) только лишь благодаря тому, что она стала поощрять своих руководителей подумать дважды, прежде чем нажимать кнопку «копия» при обработке электронных писем. Мы часто пересылаем сообщения или рассылаем копии только лишь для того, чтобы держать людей в курсе, но тем самым невольно усугубляем проблему информационной перегрузки. Помните, что каждое сообщение, которое вы пересылаете или рассылаете в виде копий, означает, что вы, скорее всего, получите на него ответ. Чем меньше сообщений вы посылаете сами , тем меньше их вы будете получать .

Используйте строку темы, чтобы указать требуемое действие.В идеале в строке темы необходимо указывать не только тему письма, но и тип действия, которое оно требует. Это помогает получателям электронной почты быстрее и эффективнее обрабатывать ваши сообщения. И, будем надеяться, поможет научить их делать то же самое в ответ. Идея состоит в том, чтобы предварять тему письма ключевой метаинформацией. Я предпочитаю использовать заглавные буквы, чтобы выделить эту метаинформацию на фоне темы. Вот некоторые примеры:

• «К ВАШЕМУ СВЕДЕНИЮ: [тема]» – используйте это обозначение в том случае, когда вы просто хотите сообщить человеку некую информацию, не требующую никаких действий в ответ.

• «ВЫПОЛНИТЬ к [ДАТЕ] или ОТЧИТАТЬСЯ О ВЫПОЛНЕНИИ к [ДАТЕ]: [тема]» – используйте это обозначение, когда получатель письма должен предпринять какое-либо конкретное действие, в выполнении которого ему следует (или нет) отчитаться перед вами.