Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий - бизнес-процессы и организационная структура

Нужно помнить, что DFD-схема бизнес-процесса отражает только материальные и информационные потоки, не указывая временной последовательности подпроцессов. Последняя в большинстве случаев, совпадает с направлением движения потоков. Однако это верно не всегда и такой пример приведен на рис. 3.4.

В данном случае поток — документ, движется от Подпроцесса 1 к Подпроцессу 2, хотя Подпроцесс 2 начал выполняться раньше Подпроцесса 1. Именно поэтому стандарт DFD целесообразен для описания бизнес-процессов верхнего уровня или макропроцессов, когда в общем случае невозможно указать временную последовательность подпроцессов. Причина затруднений может заключаться в том, что подпроцессы выполняются одновременно, а также в неоднозначности их очередности, вызванной разными точками зрения. В качестве иллюстрации приведен пример бизнес-процесса на рис. 3.5.

Компания осуществляет закупку продукции у поставщика, ее хранение на складе и продажу клиенту. В зависимости от наличия продукции на складе можно по-разному рассматривать очередность операций закупки и продажи. Так, если на момент обращения клиента необходимая продукция есть на складе, то значит закупка произошла раньше продажи. Если же продукции на складе не оказалось, но клиент готов ждать, продажа начинается раньше, чем закупка, а заканчивается позже. Поэтому при описании данного бизнес-процесса и аналогичных ему, целесообразно использовать стандарт DFD, который не делает акцент на временную последовательность подпроцессов.

Построение DFD-схемы бизнес-процесса предполагает указание ответственных и исполнителей подпроцессов, подразделений и должностей. Подпроцессам рекомендуется присваивать номера или идентификаторы, а при формулировке их названий использовать следующие правила.

Правило 1

Название процесса = Действие + Объект, над которым действие осуществляется

Например, если описывается процесс продажи продукции, то его нужно назвать «Продажа продукции». В данном случае «продажа» — действие, а «продукция» — объект над которым производится действие. При этом желательно конкретизировать продукцию.

Правило 2

Название процесса должно быть лаконичным. Это повышает эффективность дальнейшей работы по его оптимизации. Идеально, если название процесса формулируется при помощи 2–3 слов. В крайнем случае, нужно стремиться использовать в названии не более 50 символов. В сложных ситуациях рекомендуется помещать в глоссарий полное название, соответствующее краткому.

Подобные правила используются и при определении названий материальных и информационных потоков. В данном случае второе правило остается без изменений, а первое принимает следующий вид:

Название потока = Объект, представляющийпоток + Статус объекта

Например, если речь идет о продукции, отгруженной клиенту, то название потока будет «Продукция отгруженная» или «Продукция, отгруженная клиенту». В данном случае «продукция» — объект, представляющий поток, а «отгруженная клиенту» — статус объекта.

При построении DFD-схемы процесса рекомендуется использовать правило «7». Суть правила состоит в том, что нужно выбрать такой уровень детализации, при котором разработанная схема будет состоять не более чем из семи подпроцессов. В противном случае высокая сложность схемы будет затруднять ее качественный анализ. Именно такое количество подпроцессов обусловлено тем, что человек может эффективно оперировать одновременно не более семью различными объектами. Противоположная ситуация, когда степень детализации не велика, а, следовательно, выделенные подпроцессы излишне укрупнены, также неблагоприятна для анализа.

В случае, когда для достижения целей описания и оптимизации бизнес-процесса требуется его большая детализация, ее нужно сделать посредством проведения отдельной декомпозиции подпроцессов. При этом подпроцессы описывают в виде отдельных схем нижнего уровня. На рис. 3.6 приведен пример трехуровневой декомпозиции бизнес-процесса.