Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий - бизнес-процессы и организационная структура

Однако для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный способ описания не оптимален. Одна из причин этого состоит в том, что описание бизнес-процесса в текстовом виде трудно рассмотреть системно и проанализировать. Текстовая информация воспринимается человеческим сознанием последовательно. Поэтому, например, когда сотрудник читает регламент, то, доходя до конца, он практически всегда забывает, что было в начале. Вторая причина — известный факт: человеческое сознание эффективнее работает с образами. При восприятии и анализе текстовой информации человек раскладывает ее на ряд образов, что требует дополнительного времени и умственных усилий. Поэтому и производительность при анализе текстовых описаний бизнес-процессов, и качество решений по оптимизации деятельности не наилучшие. Это еще в большей степени проявляется тогда, когда в процессе принятия решений участвует группа сотрудников.

Специалистами по информационным технологиям был разработан более структурированный способописания бизнес-процессов. Они предложили разбивать бизнес-процесс по ячейкам таблицы, в которой каждые столбец и строка имеют определенное значение. Данные в таком виде более доступны для восприятия и последующего анализа. Табличная форма, поэтому, эффективнее текстовой и в настоящее время часто применяется для описания бизнес-процессов.

В последнее время интенсивно развивается и применяется при описании бизнес-процессов третий способ, основанный на графике. Графические методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач описания, анализа и оптимизации деятельности компании. Преимущественно они и будут рассмотрены далее.

В настоящее время в мире используется большое количество методологий описания бизнес-процессов. Для того чтобы разобраться в этом многообразии, целесообразно выделить и рассмотреть их общие элементы. Такое обобщение в книге называется классической методологией описания бизнес-процессов.

Описание бизнес-процесса начинается с описания его окружения. Окружение представляет собой совокупность входов и выходов процесса с указанием поставщиков и клиентов. Поставщики и клиенты процесса могут быть внешними и внутренними. Внутренними являются подразделения и сотрудники компании, которые взаимодействуют с данным процессом.

Например, для бизнес-процесса «Подбор и прием персонала» входом является заявка на подбор сотрудника, поступающая из профильного подразделения. Последнее является внутренним поставщиком процесса. Выходом процесса является принятый на работу сотрудник. Профильное подразделение при этом является одновременно и внутренним клиентом бизнес-процесса.

Описание входов, выходов, поставщиков и клиентов бизнес-процесса позволяет точнее определить его границы. В качестве иллюстрации приведем следующий пример. При описании деятельности некоторой компании был выделен процесс, названный «Комиссионирование». Такое название оставляло неоднозначность в понимании сути процесса даже опытными сотрудниками. Ситуация была полностью прояснена при описании окружения процесса. Было выявлено, что входом является заявка складу на набор заказа, поступающая от отдела сбыта — внутреннего поставщика. Выходом является собранный заказ, передаваемый отделу доставки — внутреннему клиенту. Таким образом, разработка схемы окружения бизнес-процесса, особенно в сложных ситуациях, оказывается просто необходимой.

При описании окружения бизнес-процесса рекомендуется строить его графическую схему в виде, приведенном на рис. 3.2.

При описании окружения бизнес-процесса рекомендуется разделять его входы и выходы на два типа: первичныеи вторичные. В результате такого деления получаются, соответственно первичные и вторичные входы, а также первичные и вторичные выходы.

Такая рекомендация обусловлена тем, что при описании окружения бизнес-процесса выявляется большое количество входов и выходов, что делает схему громоздкой и сложной. В то же время входы и выходы обладают разной значимостью с точки зрения анализа и принятия решения. Поэтому целесообразно их разделять на два типа, отделяя существенное от менее существенного в конкретном случае. Для проведения такого разделение можно воспользоваться определениями и примерами, приведенными в табл. 3.1.