Куртис Джонсон - Менеджер Мафии

А ведь управление временем, как и все другие аспекты менеджмента, можно свести к обычному здравому смыслу. И тогда вам будет достаточно иметь часов шесть, да и то не каждый день.

Идеальное рабочее пространство – это место, где вам лучше всего работается. Таким местом может быть столик в кафе, кухонный стоп в вашем доме, пустующий кабинет в вашей компании. Главное, чтобы там вас не отвлекали и вы чувствовали себя уютно и спокойно.

Как уже было сказано выше, определите время дня или ночи, когда вы находитесь в наилучшей форме, налейте себе чашку кофе или чая и дайте волю мысли. Сюрприз! Мозг начнет работать на всю катушку, генерируя возможные решения стоящей перед вами проблемы. Вот вы и нашли для себя, «создали» идеальное рабочее пространство и возможность уединиться.

Возьмите блокнот и вертикальной линией разделите страницу на две части. (В правом верхнем углу поставьте дату.) В левой колонке напишите, что должно быть сделано (используя сокращения, понятные только вам), и расставьте приоритеты в соответствии с важностью (потенциальной отдачей) задач и их срочностью. Определение приоритетов требует сбалансированным образом учитывать оба эти критерия.

Итак, задачи расписаны.

Затем в правой колонке укажите исполнителей этих задач.

Делегирование выполнено.

После этого еще раз пересмотрите обе колонки, если необходимо, внесите коррективы, изменив приоритетность задач и их исполнителей.

Продолжайте до тех пор, пока не закончатся идеи на предмет того, что еще можно переставить или добавить.

Итак, вы определились с задачами, которые поставили перед собой и перед другими, и с приоритетами. Завтра вы вычеркнете из списка все то, что уже сделаете, и составите новый план из двух колонок, а старый уничтожите. Это и есть эффективное управление временем. А также искусство делегирования.

• Составьте аналогичный план на неделю и еще один для долгосрочных целей, по необходимости внося в них коррективы.Начать можете уже сегодня, чтобы завтра не жалеть об упущенных возможностях.

• Помните о том, что говорилось выше: планирование и распределение времени – это не то, что делается раз и навсегда, а процесс, постоянно регулируемый с учетом событий, которые невозможно предсказать заранее.

Проявляйте гибкость. Американские мафиозо первой волны (Усатые Питы, как их называли) хорошо знали, как важно быть гибкими, – знали до поры до времени, пока не погрязли в самодовольстве и не пустили все на самотек. Мораль сей истории в том, что Усатые Питы давно мертвы и канули в Лету.

• Чтобы распределять время и составлять планы, вы должны знать качественные и количественные аспекты своих целей.Предположим, вы ставите перед собой грандиозную стратегическую цель – отойти от дел в сорок лет с миллионом долларов. После этого вы должны оценить препятствия и возможности, выработать стратегию и тактику с учетом имеющихся ресурсов и возможных рисков. Потом вы составляете план действий: кто и что делает, в какой последовательности, где, как и почему. Этот план представляет собой комплекс задач, для которых установлены определенные сроки.

• После этого вы, как уже говорилось выше, поручаете выполнение поставленных задач определенным людям.

Теперь давайте предположим, что вы должны ежедневно приходить на работу в девять и уходить в пять. В этой ситуации искусство управления временем заключается в том, чтобы не превратить свой кабинет в проходной двор и разрешать входить к вам только тем, кого вы хотите видеть, и тогда, когда вы хотите.

• Охранять вход должен ваш секретарь.Если кто-то сумеет прорваться через этот кордон и без приглашения просунет голову в дверь, спрашивая: «Вы заняты?», отвечайте угрожающим тоном: «Да, занят!»

• Когда вы принимаете в своем кабинете сотрудника, у которого много идей или который любит поболтать (или и то и другое),а вы уже узнали все, что хотели, подтяните к себе стопку документов, склонитесь над ними и скажите: «Что ж, спасибо большое. Мне надо поработать». Разговор окончен.

• Если вы не относитесь к людям, которые любят отвечать на телефонные звонки, вручите своему секретарю короткий список тех, с кем вас можно соединять немедленно, а от остальных поручите просто принимать сообщения.

Примерно в одно и то же время каждого дня перезванивайте тем, кому сочтете нужным. Те же, кому вы не перезвонили, но кому вы действительно нужны, позвонят еще раз.