Мирон Силинг - Как учиться с толком для карьеры и удовольствием для себя

Планирование больших дел начинают с определения этапов и подэтапов работы. Когда трудную задачу удалось разделить на более мелкие и легкие, не так страшно приступать к делу.

Для планирования времени можно использовать различные инструменты – лист бумаги, блокнот, перекидной календарь, блокнот-дневник (органайзер), ежедневники и еженедельники, электронный органайзер, компьютер. Можно пользоваться и несколькими инструментами.

Я предпочитаю стандартный годовой еженедельник (планнинг): это удобно и доступно. Каждый разворот еженедельника соответствует одной неделе. Разворот делится на семь колонок, в верхней части которых обозначен день недели, число и месяц. В колонке записывают предстоящие дела с указанием, когда их надо выполнять.

Еженедельник позволяет планировать любой отрезок времени в течение года: когда появляются новые дела, можно сразу отвести для них время и зафиксировать это в еженедельнике. Здесь же удобно разместить информацию, связанную с конкретными делами, как-то: номера телефонов, адреса, имена, фамилии. При необходимости в распорядок дел можно вносить изменения. Открыв еженедельник, вы сразу видите, какие дела намечены на сегодня, завтра, текущую и следующие недели. Таким образом, еженедельник напоминает нам о предстоящих делах.

Записи дел, которые уже сделаны или стали ненужными, я с большим удовольствием вычеркиваю цветным карандашом. Делаю это так, чтобы записи можно было разобрать, вдруг какая-то информация еще понадобится.

Что надо учитывать при планировании времени?

Первое, оно же главное, – важность и срочность дел. Важными следует признать дела, которые служат достижению ваших главных целей. Далее, это может быть работа, приносящая или сулящая вам большую пользу. Кроме того, к важным относятся действия, позволяющие избежать серьезной опасности, например болезни, разрыва отношений с дорогими людьми, существенных материальных потерь.

Отбор важных дел должен быть строгим. Подумайте еще раз – действительно ли эта работа является важной. Если вы считаете, что «данную работу неплохо было бы сделать», можете смело исключить ее из разряда важных дел.

Чтобы оценить срочность конкретного дела, полезно задать себе такие вопросы: «Что произойдет, если отложить это дело на день, два, неделю?», «Какое отношение имеет эта работа к моим важным делам?».

Обязательно следует различать – сами вы решили, что дело важное или срочное, а может быть, такую оценку вам кто-то подсказал или даже навязал. В последнем случае стоит подумать, насколько эта оценка объективна.

Конечно, верно оценить значимость и неотложность дела не всегда бывает просто. Здесь требуется и здравое рассуждение, и интуиция, а также опыт и навыки. Однако все это – дело наживное.

Сочетание критериев важности и срочности приводит к следующей классификации дел.

Группа А: дела важные и срочные. Они являются приоритетными, откладывать такие дела не следует.

Группа Б: дела важные, но не срочные. Хвататься немедленно за такие дела не обязательно. Однако для них надо выделить время и непременно зафиксировать это в вашем инструменте планирования.

Группа В: дела срочные, но не важные. Выделение таких дел в отдельную группу следует из принципа – не все срочное является важным. Не надо поддаваться гипнозу срочности, к тому же она может оказаться мнимой.

Как правило, работу с делами этой группы можно поставить во вторую очередь.

Группа Г: дела не важные и не срочные. Их спокойно можно отложить на потом. Чаще всего оказывается, что вы немного потеряли, оставив такие дела вообще без внимания.

Второе – одно и то же дело можно выполнить различным образом, потратив соответственно разное время. Поэтому, планируя мало-мальски сложное дело, не пожалейте времени на поиск рационального порядка действий.

Простой пример. Вам необходимо побывать сегодня в нескольких местах большого города. Выбор оптимального маршрута сэкономит немало времени. Для этого понадобится карта города, схема транспорта, информация об интервалах его движения, о вероятности пробок в различное время дня и т. п. Разнообразную оперативную справочную информацию можно получить с помощью Интернета.

Третье – сколько времени понадобится для той или иной работы. Ответ на этот вопрос ищите прежде всего в своем личном опыте. Чтобы таковой накопить, следует замечать, сколько времени вы тратите на различные дела. Полезно хотя бы иногда проводить полный учет расхода времени за определенный период. Такой хронометраж часто открывает человеку глаза – на что же уходит его время.