Владимир Пташинский - Эффективное делопроизводство

Компьютер предложил новый вид документа – электронный. Этот тип документооборота оказался намного эффективнее традиционного бумажного. Бумажный документ – это неизбежные трудности обновления, редактирования, распространения, неудобный поиск и затрудненный доступ к большим объемам информации. При работе с такими документами их размножение, пересылка, правка и поиск занимают большую часть времени. Электронный документ лишен этих недостатков. Потоки электронных документов не занимают места на столах и в шкафах, а их доставка не связана со скоростью работы курьерской службы. Высокая скорость их обращения, от которой напрямую зависит принятие решения, двигает любое дело вперед гигантскими шагами. Электронный документооборот – это не просто перевод в байты и биты информации с бумаги. У него свои законы, и есть как положительные, так и отрицательные стороны. В то же время отменить его уже невозможно, он внедряется все шире, что означает необходимость знать его основные принципы и особенности – каким образом он организуется на предприятии и как взаимодействовать по каналам документообмена с государственными и контролирующими органами.

Даже в небольшом офисе электронный документооборот обеспечивает существенные преимущества, не говоря уже о крупных компаниях. Для последних, как правило, разрабатываются специализированные дорогостоящие системы, хотя многое из того, что делают такие программы, можно сделать и в стандартных приложениях, что существенно дешевле. Как это сделать, будет рассказано в данной книге. Вы также узнаете, что, кроме обычного факсимиле на обычных документах, существует его компьютерный аналог, электронная цифровая подпись, и документы, ей заверяемые, выполняют важнейшие функции.

Раньше половину пространства офиса занимали шкафы с многочисленными справочниками, энциклопедиями и словарями. Сегодня объемные справочные материалы, которые нужны в повседневной работе, переведены в электронную форму и помещаются в компьютере. Обращаться с электронными словарями несложно, но это особый вид компьютерных программ, и об их особенностях, возможностях и правилах работы с ними будет также рассказано в данной книге.

Компьютер может быть не только инструментом, исполняющим заданную работу, но также партнером и даже учителем. Неслучайно обучающие системы стали популярной категорией программных продуктов. Существуют также тренажеры для профессионального роста в сфере делопроизводства. Например, научиться набирать тексты с профессиональной скоростью, «слепым» методом вполне реально всего за месяц-два, если вы уделите должное внимание клавиатурным тренажерам.

Знания могут быть не только общетеоретического, но и прикладного характера. В частности, знания о том, как правильно обращаться с компьютерной и другой офисной техникой, могут намного продлить ее жизнь, сберечь ваши нервы и здоровье, а также принести немалые деньги, сэкономленные на ремонте и обновлении оборудования. В главе, посвященной офисной технике, вы прочтете, что нужно делать, чтобы мирно сосуществовать с машиной в одном пространстве.

При всем совершенстве техника без человека мертва. Как оставаться энергичным, здоровым и красивым человеком, занимаясь нелегким рутинным офисным трудом; как совершенствовать навыки и расти – приемы организации рабочего пространства ответят вам на эти вопросы.

Плюсы эргономики выливаются в конкретные цифры повышения производительности труда, сохраняют вашу бодрость и здоровье. На работе человек проводит большую часть сознательной жизни, значит, от тех привычек, которые появляются у него в офисе, зависят его самочувствие и успехи. Полноценный фитнес на работе невозможен, но реально воспользоваться приемами, которые значительно повысят работоспособность и укрепят здоровье.

Нельзя объять необъятное, хотя иногда этого хочется. Авторы данной книги не ставили себе задачу охватить все и сразу. Предложенные вашему вниманию сведения ценны тем, что их можно сразу применить в условиях офиса, в работе и взаимосвязи. Они подобраны таким образом, чтобы обеспечить достаточную базу для эффективного труда, и в первую очередь для делопроизводства. Для желающих совершенствоваться можно добавить: прочитав эту книгу, вы освоите азы и получите прочную базу профессиональных знаний. Вы также приобретете справочное пособие, к которому при необходимости будете обращаться. Более того, вы намного лучше сможете себе представлять, что изучать дальше, какие именно знания накапливать и в каких направлениях развиваться.