Владимир Пташинский - Эффективное делопроизводство

Заранее открывать пачки не следует. Это лучше делать непосредственно перед загрузкой бумаги в аппарат. Так сохраняется рабочая влажность – упаковочный материал защищает бумагу; если его снять, листы могут скрутиться, сцепиться кромками и прочее. Оптимальная влажность в помещении, где хранится бумага, должна составлять от 35 до 55 %. При увеличении влажности кромки бумаги могут стать волнистыми. Это происходит потому, что края поглощают влагу, а бумага в середине пачки остается сухой. Волнистые кромки вызывают застревание и пропуск подачи бумаги. При пониженной влажности кромки листов высыхают быстрее, чем середина, и листы сцепляются, последствиями чего будет то же застревание бумаги в тракте аппарата, и к тому же сцепленные листы будут заминаться при печати.

При загрузке в лоток желательно проверить, что бумага не деформирована и не загрязнена бумажной пылью. Не нужно распушать листы, если только вы не заметили, что они сцеплены (как уже упоминалось, такое случается при механической резке) или что на кромках скопилась бумажная пыль. При загрузке в лоток больше одной пачки бумаги нужно выровнять пачки друг относительно друга. Часто при подаче листа, расположенного на границе пачек, он застревает, если пачки плохо выровнены. В лотке есть отметка максимального уровня загрузки – выше нее бумагу загружать нельзя.

На этом можно было бы закончить сагу бумаге. Желтоватый, хрустящий полупрозрачный чжи к возрасту в 2000 лет значительно изменился. Однако в главном бумага осталась неизменной – на ней по-прежнему пишут и рисуют.

Правила составления документов устанавливает Государственный стандарт РФ из Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-ст. Важное замечание: требования стандарта являются рекомендуемыми, то есть при необходимости документы могут оформляться по правилам, отличным от предложенных стандартом.

Стандарт устанавливает следующие форматы бланков документов:

•A4 размером 210 x 297 мм;

•A5 как половина A4, размером 148 x 210 мм.

Каждый лист документа, оформленный на бланке либо без него, должен иметь следующие размеры полей:

•левое – не менее 20 мм;

•правое – не менее10 мм;

•верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

Бумага для документов, как и бланки, должна быть белой или светлой.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении документов.

1. Государственный герб РФ. Его помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

2. Герб субъекта РФ. Его помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Ее помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации при наличии таковой. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают в скобках ниже полного или за ним.

9. Справочные данные об организации. Они включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другое).