Виолетта Филатова - Компьютер для бухгалтера

Такой успех привел к ужесточению конкуренции. На рынке появляются электронные таблицы Quattro Pro компании Borland International, VP Planner компании Papaerback Software и другие аналогичные программные продукты.

Программа Excel фирмы Microsoft появилась в 1987 году. Разработчики программы нашли компромисс между быстротой освоения программы и широкими возможностями ее применения. Программа Excel, входящая в пакет Microsoft Office, позволяет анализировать данные с помощью диаграмм, создавать бланки документов, производить вычисления по формулам. Для бухгалтеров программа является незаменимым помощником. С ее помощью они могут вести журнал хозяйственных операций, оформить накладную, расчетно-платежную ведомость или счет-фактуру и выполнить любые другие задачи, связанные с систематизацией и упорядочиванием информации.

Excel произносится в русской транскрипции как «эксэль». Это название происходит от сокращения слова «excellent», что в переводе с английского означает «превосходный». Многие согласятся, что название вполне подходит этой программе. Ее действительно можно превосходно использовать, например, при организации бухгалтерского учета, проведении расчетов и оформлении документов.

Прежде чем перейти к рассмотрению работы с документами, вспомним основные способы работы в программе Excel.

Загрузка и интерфейс программы

Запустить программу можно, использовав команду Пуск → Программы → Microsoft Excel. Внешний Вид программы Excel является вполне традиционным для программ, работающих в среде Windows (рис. 8.1).

Рис. 8.1. Интерфейс программы Excel

Под заголовком окна находится строка меню. При помощи команд строки меню осуществляется основная обработка данных. Список команд меню открывается, если щелкнуть на названии пункта меню.

Под заголовком и строкой меню находятся кнопки панелей инструментов. При первом запуске программы на экране расположены две панели: Стандартная и Форматирование.

Для того чтобы уточнить назначение кнопки на панели инструментов, подведите указатель мыши к кнопке и задержитесь над ней на несколько секунд. Рядом с кнопкой появится всплывающая подсказка с названием кнопки.

Чтобы убрать панель с экрана или вызвать новую, выберите команду Вид → Панели инструментов. В открывшемся подменю выберите ту панель, которую следует убрать или показать, и щелкните кнопкой мыши. Панели, которые уже есть на экране, отмечены галочкой.

Для управления панелями инструментов можно также использовать контекстное меню. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели инструментов или строки меню. Появится тот же список панелей инструментов, что и при вызове команды Вид → Панели инструментов.

На панели Стандартная расположены кнопки, предназначенные для работы с файлами (Открыть, Создать, Сохранить, Печать и т. д.) и для редактирования текста (Вырезать, Копировать, Вставить и т. д.).

Панель Форматирование используется для изменения внешнего вида текста – вида, начертания и размера шрифта, цвета ячеек и текста, типа рамок. Для использования кнопок панели Форматирование необходимо сначала выделить ячейки с данными в открытом документе, а затем выполнить команду.

В строке меню собраны команды для работы с документами и настройки окна программы. Покажем назначение некоторых наиболее важных пунктов строки меню:

• Пункт меню Файл содержит команды Открыть, Сохранить, Сохранить как, Предварительный просмотр, Печать, Выход и т. д. Команда Открыть позволяет открыть ранее сохраненный документ. Команды Сохранить и Сохранить как дают возможность сохранять созданные документы, причем команда Сохранить как позволяет дать документу новое имя. Команда Выход – один из самых быстрых способов закрыть документ и программу. В этом же меню расположен список последних использовавшихся файлов. Чтобы открыть один из этих файлов, достаточно выбрать его в меню.

• Пункт меню Правка можно использовать при редактировании документа. Он содержит команды Отменить, Вырезать, Копировать, Вставить, Найти, Заполнить, Перейти. Выбор команды Отменить позволяет отказаться от только что выполненного форматирования, копирования или удаления, то есть от любого действия, результат которого вас не устраивает. Команды Вырезать, Копировать и Вставить можно использовать для заполнения ячеек данными, хотя в программе существуют другие, более удобные и быстрые способы копирования информации. Команду Перейти используют для перемещения к ячейке с определенным адресом.