Виолетта Филатова - Компьютер для бухгалтера

Задание 3

1. Выровняйте по центру содержимое таблицы, созданной при выполнении задания 1, и измените размер шрифта.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на втором столбце и выберите в контекстном меню команду Добавить столбец.

3. Выделите содержимое столбца Кредит и перетащите его во второй столбец.

4. В третий столбец введите Сумма и укажите суммы проводок.

5. Щелкните правой кнопкой в начале первой строки и выберите команду Добавить строку. Выделите всю строку и, щелкнув правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Объединить ячейки.

6. Введите в образовавшуюся объединенную ячейку текст Учет хозяйственных операций.

7. Сохраните документ. Он должен иметь вид, приведенный на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Вид таблицы после объединения ячеек

В таблицах можно выполнять вычисления. Конечно, возможности текстового редактора Word в этом смысле невелики по сравнению с редактором таблиц Excel, однако просуммировать числа Word сможет.

1. Поместите курсор в ячейку, где должен находиться результат.

2. Выберите команду Таблица → Формула.

Если формула вас не устраивает, удалите ее и в списке Вставить функцию укажите нужную функцию, например SUM(). В скобках укажите адреса ячеек.

Слияние документов

Иногда возникает необходимость разослать письма одного содержания разным адресатам. Для этого в программе Word есть специальный модуль – мастер слияния. С помощью механизма слияния на основе стандартного текста обращения и списка адресатов можно создать любое количество персональных посланий.

Средства для создания составных документов

Подготовка персональных копий стандартного письма проводится в три этапа.

На первом этапе создается основной документ с полями для последующего заполнения. На втором этапе создается документ с исходными данными. Его называют источником данных. Это может быть список фамилий, должностей, адресов. На третьем этапе редактор Word с помощью механизма слияния документов объединяет исходные данные с основным документом.

Для создания основного документа выполните следующие действия:

1. Откройте новый документ.

2. В меню выберите команду Сервис → Слияние.

3. В диалоговом окне Слияние в разделе Основной документ щелкните на кнопке Создать.

4. Выберите в открывшемся списке пункт Документы на бланке. Вид диалогового окна показан на рис. 7.3.

5. В следующем окне щелкните на кнопке Создать основной документ и работайте с новым документом или щелкните на кнопке Активное окно и продолжайте работать в открытом ранее окне документа.

Рис. 7.3. Вид окна Слияние после щелчка на кнопке Создать

6. После этих действий Word выведет на экран диалоговое окно Слияние, в котором к первому разделу Основной документ добавит кнопку Правка. Щелкните на кнопке Правка.

7. Наберите текст документа в открывшемся окне редактора.

Создание источника данных

Для создания источника данных, находясь в документе, снова выберите команду Слияние, а затем щелкните на кнопке Получить данные и выберите пункт Создать источник данных. Откроется окно, показанное на рис. 7.4.

В этом окне есть длинный список Поля в строке заголовка, который включает стандартные поля, такие как Обращение (господин, госпожа и т. п.), Имя, Фамилия. Если не все поля нужны в источнике данных, удалите лишние. Удалить поле из списка можно кнопкой Удалить поле, добавить новое – с помощью кнопки Добавить поле.

Для упорядочивания полей используйте кнопки рядом с окном, но сначала выделите поле, которое собираетесь перемещать.

Выбрав и упорядочив поля, щелкните на кнопке ОК и сохраните созданный документ, дав ему имя. Появится окно с сообщением о том, что созданный источник данных не содержит записей. Поскольку это действительно так, щелкните на кнопке Правка источника данных.