Гани Султанов - Как накормить слона, или первые шаги к самоорганизации с Evernote

Если вы всегда терпите неудачу (более десятка раз) в попытках организовать себя, то не отчаивайтесь, а вместо этого подумайте о своих ценностях. Именно об этом говорит Аллен про уровень в 50000 футов, именно это имели ввиду древние философы, говоря “Познай сам себя”.

Старайтесь держаться самой простой системы, но и экспериментируйте.

Ну а пока, если вы в поисках своей идеальной системы управления и упрощения делами, то вы не одиноки. Уверен, и моя система тоже может поменяться, и это нормально.

Далее я привожу лучшие, на мой взгляд, системы, которые наиболее полно отражают системный подход к управлению делами.

СИСТЕМА БЛОГГЕРА ДАРРЕНА КРОУФОРДА

Я искал несколько дней простой способ интегрировать Evernote с моей системой GTD. Я подчеркиваю простой способ, потому что я не хочу много кликать или заходить в разные ярлыки, чтобы это работало. Я хочу опустошать свою голову за секунды и не теряться от того, как поместить эту мысль во входящие. Помня о «Сделай настолько просто, насколько это возможно, но не проще », вот что я сделал:

Фазы GTD: Сбор – Обработка — Организация — Обзор — Выполнение

1. СБОР

Я недавно начал использовать Evernote в качестве инструмента сбора. Я сделал три и только три блокнота. Просто. Мой блокнот по умолчанию INBOX. Именно туда попадают все входящие заметки, Email, фотографии и т.д. Это моя корзина сбора и она не обработана. Я опустошаю INBOX до нуля в большинстве случаев.

2. ОБРАБОТКА

Мой второй блокнот — NEXT ACTIONS. Когда я обрабатываю INBOX, то я присваиваю тэг к заметкам с соответствующим контекстом @CON- TEXT. Сейчас я остановился на следующих контекстах:

.PROJECTS= Перечисляет все мои проекты. Эта метка для проектов может содержать некоторые мысли или ментальные карты в заметках.

@AGENDAS= Содержит заметку для каждой персоны, с которой мне нужно что-то обсудить. В заметке содержатся определенные пункты или записи, которые я хочу обговорить, когда я увижу эту персону.

@ANYWHERE= Дела, которые я могу делать везде. Мне не нужен компьютер или телефон или определенный человек, чтобы выполнить их.

@CALLS= Звонки, которые надо сделать.

@COMPUTER= Дела, которые я могу выполнить только за компьютером.

@ERRANDS= Дела, которые я могу сделать на ходу, например, купить степлеры.

@HOME= Дела, которые мне надо сделать дома, как например, поменять вентиляционный фильтр или почистить аквариум.

@READ/REVIEW= То, что я скопировал при помощи клипера или отправил самому себе по электронной почте с целью прочитать их, когда будет время. Это могут быть статьи из Google Reader, сайт или ссылка, которую я хочу просмотреть позже.

@WAITING FOR= Я скопирую при помощи клипера или отправлю самому себе электронное письмо, например, с информацией о статусе заказа с Amazon.

@WORK= Дела, которые надо сделать на работе. Вы никогда не будете знать, когда у вас появится удивительная идея об определенном проекте для определенного клиента, в то время как вы выполняете поручения или лежите на гамаке.

В общем, все, что находится в моем блокноте NEXT ACTIONS, это те дела, которые не завершены и могут быть отсортированы в нужном мне контексте.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ

Мой третий и последний блокнот называется REFERENCE. Не всё, что лежит в INBOX является ДЕЙСТВИЕМ, Иногда это нечто такое классное, которое я посылаю самому себе в виде email с PDF, так как хочу иметь к нему мгновенный доступ (Я установил десктопный клиент на работе и на домашних ноутбуках, а также на моем Blackberry Storm). Заметки в этой папке имеют тэги с категориями, которые кратко их характеризуют, и их очень легко найти.

Вот мои тэги:

FAMILY/PERSONAL– включает в себя например копии свидетельства о рождении и т.д.

GOAL SETTINGS– документы и рабочие заметки для моих целей.

GTD– статьи и документы.

HEALTH/FITNESS– статьи о здоровье, упражнениях и т.д.

PICTURES– картинки, например, снимки с доски в результате мозгового штурма.

RECIPES– рецепты, которые я видел на сайте FOOD NETWORK, или же те, которые хочу приготовить.

SOMEDAY/MAYBE– знаменитое «когда-нибудь», которое я смогу сделать.

TRAVEL– места, где я хотел бы попутешествовать, или информация об определенном месте типа «Проверить ресторан в Альбукерке».

4. ОБЗОР

Фаза обзора очень проста с десктопа или веб-клиента. Просто кликните контекст, где вы находитесь и УАУ: вот вам список дел, которые вы можете сделать прямо сейчас.