Гани Султанов - Как накормить слона, или первые шаги к самоорганизации с Evernote

Итак, теперь мы должны собрать немного информации, чтобы наша система работала. Если у вас есть корпоративный Outlook, то просто создайте контакт с адресом Evernote и отправляйте письма на этот ящик.

Приступим к созданию первого блокнота, который будет нашим самым главным входящим, Альфой и Омегой нашей системы — «Входящие». Обзовите его как угодно, но суть его понятна:

• все идеи, заметки, поначалу попадают сюда

• любые заметки с интернета тоже приходят сюда

• все идеи с мобильного телефона тоже приходят сюда

• переадресованная почта

Сделайте «Входящие» блокнотом по умолчанию и синхронизируемым.

А теперь будет одна из самых веселых частей: сколько блокнотов и что же там хранить, какие теги? И опять же всё зависит от вас. Будьте готовы потратить какое-то время на приспособление своей системы, замены тегов и структуры. Это нормально.

Я придерживаюсь принципа: меньше да лучше. В интернете есть замечательный пример того, как можно управлять всем при помощи только одного блокнота (смотрите главу “Лучшие примеры”). Кто-то же придерживается развернутой системы тегов и сохраненных запросов. Вы можете с успехом всё скомбинировать и придумать свой уникальный метод.

Первым делом забейте входящий блокнот Evernote своей информацией. А потом придумайте свою систему тэгов. Так как их можно сделать бесконечное количество, то лучше сделать такие тэги, которые будут отображать информацию по контексту (классический GTD подход) или по любым ключевым словам, которые вам нравятся. Я не строгий адепт GTD, но я стараюсь придерживаться минимальной структуры, чтобы сделать поиск и отсев информации и дел быстрым, сочетая тэги и коллекцию блокнотов.

Вот так выглядит моя структура Evernote

2. БЛОКНОТЫ

Разберем назначение блокнотов.

Просто Inbox– «Входящие», его роль понятна.

Insights– внезапные идеи, озарения, которые еще не оформились в проект, и ждут своего очереди.

Блокнот Focus 2011(теперь 2012), то есть то самое, на чем я концентрируюсь в этом году: рутинные дела, проекты домашние и рабочие. Там же имеются несколько блокнотов, которые разделены по областям:

Blogging– в этом блокноте и писалась книга, там же находят убежища черновики постов.

Health and Lifestyle— мои логи тренировок, списки пробежек и т. д.

Home projects– ключевые проекты, to-do лист.

Work projects– то, над чем надо сконцентрироваться на работе.

Когда я делаю обзор — а я делаю его (стараюсь), по крайней мере, раз в неделю — то переписываю некоторые пункты с моего Inbox’aв заметку ToDo List December, которая находится в блокноте Home Projects.

Я не создаю для каждого дела отдельную заметку. Просто у меня есть список — типичный шаблон, редактируемый в течение целой недели. В этот общий список я просто записываю все элементарные действия.

Мой To-Do лист обычно рассчитан на 2 недели. По их истечению незавершенные дела удаляются по причине неактуальности, либо переносятся в новый список.

ПРИМЕЧАНИЕ: я знаю, что нарушаю каноничное правило Дэвида Аллена о том, что проект — явление, где существует больше двух действий. Но существуют совершенно элементарные проекты, такие как «Поменять лампочку», который может состоять из следующих отдельных действий: «пойти в магазин», «купить лампочку», «вернуться домой», «вкрутить лампочку». Я не зацикливаюсь на этом, я просто пишу «поменять лампочку», а остальное, что нужно сделать, мне не надо помнить, ведь это и так очевидно.

Вот так выглядит мой to-do лист на неделю. Каждое название говорит само за себя.

People to meet and discuss– список людей, с которыми надо встретиться и что-то обсудить. Но обычно я сразу забиваю даты встреч в календарь телефона, сюда идут лишь такие события, время которых четко не определено.

Buy Things– список вещей, которые надо купить.

Arrange— организовать мероприятия, события, действия. Сюда попадает многое из категории алленовского Next Actions.

Think about— обдумать более детально дела и проекты, над которыми надо провести некоторое количество времени. Обычно требует мозгового штурма, исследования в интернете или более детального анализа для воплощения их в жизнь.