Юрий Зозуля - Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista

На сегодня существует несколько популярных систем управления базами данных, различающихся возможностями и областью применения. Например, СУБД Oracle или Microsoft SQL Server используются в больших информационных системах и требуют квалифицированных специалистов для их установки, настройки и обслуживания.

Если информационная система будет использоваться на одном или нескольких компьютерах, а общий объем хранимой информации невелик, то СУБД Access 2007 – оптимальный вариант.

Access 2007 является настольной системой управления базами данных (СУБД), которая сочетает широкие возможности с простотой использования и дружественным интерфейсом.

Access является СУБД реляционного типа, то есть все данные хранятся во взаимосвязанных таблицах. С основными особенностями реляционной модели хранения информации следует ознакомиться подробнее. Сначала рассмотрим отдельно взятую таблицу с данными (рис. 7.1).

Рис. 7.1.Пример таблицы базы данных

Каждая таблица базы данных хранит сведения об однотипных объектах или явлениях, которые можно описать одним общим понятием . Например, рассматриваемая таблица содержит информацию о заказах, выполняемых фирмой, а в других таблицах той же базы данных будут храниться такие понятия, как клиенты, поставщики илисотрудники.

Столбцы в таблице базы данных называются полями и служат для хранения отдельных свойств понятия. В каждом поле могут храниться данные одного типа, например текст, числа или даты. Поля имеют названия, которые отображаются в верхней строке таблицы.

Каждая строка таблицы называется записью и содержит всю информацию об одном объекте или явлении. Например, в таблице Заказы(см. рис. 7.1) каждая запись (строка) содержит информацию об одном выполненном заказе. В нижней части таблицы отображается номер текущей записи и их общее количество.

Между отдельными таблицами реляционной базы данных устанавливаются связи , которые позволяют удобно хранить и обрабатывать данные. Например, в уже упомянутой таблице Заказыимеется поле Сотрудник, которое связано с отдельной таблицей Сотрудники. В этой таблице можно хранить расширенные сведения о сотрудниках, а процесс заполнения поля Сотрудниктаблицы Заказыбудет состоять в выборе фамилии сотрудника из раскрывающегося списка (рис. 7.2). Аналогично можно создать таблицу Клиенты, чтобы хранить в ней расширенные сведения о сотрудниках, и связать ее с полем Клиенттаблицы Заказы. Подробно процесс планирования и создания связей будет рассмотрен в уроке 7.4.

Рис. 7.2.Выбор значения поля из раскрывающегося списка, который содержит данные из связанной таблицы

Access является специализированным приложением для хранения упорядоченных данных, однако для этого можно использовать и другие приложения, например Excel. В Excel, как и в Access, данные хранятся в виде таблиц; кроме того, Excel содержит специальные средства для работы с упорядоченными данными, и с помощью этой программы можно создавать простые базы данных.

Несмотря на внешнее сходство, между Excel и Access существует несколько существенных различий.

□Excel не позволяет устанавливать реляционные связи между таблицами. С помощью связей в Access можно избежать ненужного дублирования данных и ошибок в процессе обработки информации. Кроме этого, можно совместно использовать данные из разных таблиц.

□Access позволяет хранить в таблицах миллионы записей, обеспечивая высокую скорость их обработки.

□Access позволяет организовать одновременную работу с базой данных нескольких десятков работников, при этом каждый из них сможет в режиме реального времени видеть изменения, внесенные другими пользователями.

□Данные в Access сохраняются автоматически после завершения редактирования текущей записи (в Excel для этого нужно выполнять команду Сохранить).

□Таблицы в Access имеют заранее предопределенную жесткую структуру, и вы не сможете в одном столбце хранить данные разных типов или форматировать отдельные ячейки.