Аркадий Воловник - Знакомьтесь, информационные технологии

Одновременно в офисах внедряются быстродействующие (более 100 Мбит/с) сети передачи данных. Такие сети не создают задержки при работе одновременно со множеством документов в различных группах. Также все шире внедряются беспроводные сети, основанные на инфракрасных и радиосигналах [69] .

Также в офисе создаются интегрированные информационные системы, объединяющие функции локальных вычислительных и телефонных систем. При этом обеспечивается возможность по одним сетям передавать как голосовые, так и цифровые сообщения. В таких системах легко организуется не только голосовая почта или автоответчик, но и различные базы данных, которые позволяют планировать и анализировать работу с клиентами и партнерами компании, информация по которым введена в телефонную книгу.

Компанией Xerox также разработано и программное обеспечение – Cobra Image Router (CIR) – средство централизованного управления всеми устройствами семейства Xerox Document Centre в рамках целой организации. Эта программа предоставляет возможность гибкой маршрутизации и надежного хранения электронного образа документа. CIR также включает в себя интегрированное программное обеспечение автоматического распознавания текста документа.

Совместная работа

Большинство документов готовятся не одним человеком, а несколькими сотрудниками, называемыми группой. Группа может состоять из двух человек, отдела или всей компании. При этом каждый сотрудник должен иметь возможность вносить свои правки в документ, сохраняя при этом свою отметку о проделанной работе. И работать члены одной группы могут в разных помещениях или даже в разных офисах. Для совместной работы над документом созданы специальные программы.

Так, программная разработка Xerox – DocuShare представляет собой программный продукт для совместного использования информации многими пользователями, независимо от их местонахождения. При этом в качестве информационной среды может использоваться Internet/intranet, т. е. группа может находиться внутри одного офиса или в различных местах. DocuShare позволяет рабочим группам обмениваться документами любого формата и управлять совместным доступом к базам данных документов, графикам, доскам объявлений. Пользователи могут загружать документы на Web-страницы, отслеживать работу, а также управлять правами доступа к своим данным. В качестве клиентских приложений DocuShare использует стандартные Web-браузеры (Internet Explorer, Netscape Nevigator), что существенно упрощает внедрение системы и обучение пользователей. Программа поддерживает механизм разграничения полномочий как для отдельных файлов и документов, так и для папок и баз данных. Пользователи могут присваивать различные права доступа на чтение и запись для рабочих групп и отдельных сотрудников, при этом пользователи могут видеть только те файлы, к которым они имеют доступ.

Система позволяет пользователям сохранять, редактировать и восстанавливать файлы и документы любого формата. К ним относятся редактируемые файлы, текстовые, графические, звуковые, цифровое видео и любые другие в исходном формате прикладной программы. Документы, отсканированные на Document Centre и сохраненные при помощи PaperPort, записываются в виде многостраничных графических изображений. В системе можно присваивать документам заголовки и описания, а также объединять документы в коллекции и папки. Для передвижения по этим коллекциям и для поиска документов используются гиперссылки. Теперь можно найти нужный документ при помощи контекстного поиска или по атрибутам файлов. DocuShare автоматически выполняет полнотекстовую индексацию документов в формате наиболее распространенных редакторов, широкоформатных таблиц и презентаций, таких как WordPerfect, Microsoft Word, PowerPoint и Excel.

Пакет MS Office также обеспечивает совместную деятельность нескольких пользователей с разными приложениями.

Компания Lotus Development Coip. разработала одну из самых известных и распространенных в мире программных систем для коллективной работы с документами – Lotus Notes. Эта система позволяет реализовывать многие функции коллективной работы с документами, в том числе регистрацию входящих и исходящих документов, сохранение версий документов в базах данных системы, создание профилей документов. А также полномасштабные средства текстового поиска и получения информации. Lotus Notes предоставляет четыре вида обмена и управления информацией:

• электронная почта;

• общие базы данных, обеспечивающие доступ к документам всех членов группы;