Аркадий Воловник - Знакомьтесь, информационные технологии

Автоматизация документооборота

Ежедневная офисная работа связана с обработкой большого количества документов. Одновременно необходимо оперативно вносить изменения в уже существующие документы. Можно выделить и другие особенности работы с информацией, характерные для работы офиса:

• делопроизводство;

• обработка оперативной информации;

• ведение архива и обеспечение регламентированного доступа к документам;

• оперативное распространение документов по структуре с контролем их прохождения;

• наличие информационных связей между подразделениями и филиалами;

• массовое производство и обработка персонализированных документов (счета, уведомления, письма, требования, контракты, финансовая и отгрузочная документация и т. д.).

Организация управления документооборотом – это поддержка процессов делопроизводства (регистрации, рассылки, архивного хранения документов и т. п.), формирование централизованных информационных ресурсов и электронного архива, поддержание их в актуальном состоянии и обеспечение регламентированного доступа к созданным информационным ресурсам предприятия.

Известно, что при работе с бумажными документами от 50 до 90 % рабочего времени тратится на связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. До 15 % документов безвозвратно теряются, и 30 % рабочего времени сотрудники тратят на их поиск. Если же перейти на электронный документооборот, то производительность офисного труда повышается на 25–50 % и на 75 % сокращается время обработки одного документа. При этом расходы на оплату площади, предназначенной для хранения документов, сокращаются на 80 % [67] . Таким образом, внедрение электронного документооборота приводит к значительной экономии средств и повышает производительность труда работников офиса.

Сегодня активно развиваются различные компьютерные средства организации работы офиса. Здесь можно выделить сразу несколько направлений, в том числе:

• выпуск специальных устройств, обеспечивающих более эффективную работу;

• разработка программного обеспечения, реализующего новые методы и алгоритмы;

• создание быстродействующих и удобных в повседневном пользовании сетей;

• интеграция всех указанных продуктов и средств для повышения эффективности работы офиса.

Для работы с бумажными документами предлагаются различные технические устройства. Это аппараты для печати, копирования, факсимильной связи и сканирования, разработанные специально для применения в офисе. Они задействуют потенциал офисной сети, повышая производительность работы и упрощая управление сетевыми ресурсами.

Сегодня широко применяются такие технические устройства, как принтеры (монохромные и цветные), сканеры, копировальные и факсимильные аппараты. Эти устройства выпускаются многими фирмами, в том числе Epson, Canon, Hewlett-Packard, Xerox. Данные устройства могут выполнять соответствующую работу: печатать текст и графический материал, переводить текст и графику в цифровую форму, копировать документы, отправлять и получать документы по телефонным линиям связи. Однако наличие многих устройств для работы с документом не удобно, поэтому ведущие производители офисной техники начали выпускать многофункциональные устройства, каждое из которых может выполнить весь комплекс работ с документами. Одна многофункциональная система может обслуживать весь офис, используя локальную сеть предприятия. Поэтому пользователь может задавать необходимые ему режимы со своего компьютера, не подходя к аппарату.

Одно из таких устройств – Xerox Document Centre 425 – из семейства Document Centre. Аппарат способен печатать, копировать, сканировать, а также отправлять и принимать факсы. Теперь можно переходить из электронного мира документов в бумажный и наоборот. Устройство может не только печатать и копировать документ на обеих сторонах листа, но и брошюровать полученный материал. Стоимость печати документа ниже стоимости копирования (после печати). Поэтому такие устройства (названные копирами) сегодня используются для печати сразу нескольких копий документа. Xerox Document Centre 425 имеет в своем составе средства, позволяющие работать в сети. Для работы с различными группами пользователей реализована конфиденциальная печать, т. е. печать начинается только после указания пароля. Кроме того, к Xerox Document Centre 425 могут подключаться устройства учета доступа других производителей, в том числе ридеры для чтения карточек, которые не только позволяют печатать данный текст при наличии конкретной карточки, но и обеспечивают учет использования прибора конкретными людьми или проектами [68] .