Скотт Беркун - Искусство управления IT-проектами

Обладая достаточными полномочиями, я ввел в правило для всей команды чтение технических условий до их обсуждения. Тем самым гарантировались следующие две вещи. Во-первых, я избавлялся на обсуждении от случайных людей. Сразу падали шансы на то, что комната будет заполнена некомпетентными «горлопанами». Во-вторых, обсуждение проходило значительно быстрее, поскольку стартовые позиции в понимании вещей у всех были одинаковы. По задаваемым вопросам сразу станет видно, кто не читал технических условий. Если вопросы заданы по существу, то их надо рассмотреть, но если ответы на них уже имеются в самом документе, то вполне уместно указать на раздел, который следует прочитать, и предложить обратиться к автору технических условий по окончании встречи.

В зале должен быть хотя бы один представитель от каждого ключевого подразделения (от программистов, тестировщиков и т. д.) плюс по представителю от других, не менее важных подразделений (от бизнесменов, проектировщиков, составителей документации). Обсуждение должно быть открытым для всей команды: если тестировщики и программисты заинтересовались техническими условиями и нашли время для их прочтения, то их присутствие должно только приветствоваться, даже если они не задействованы в реализации какой-то конкретной характеристики. Руководители команд должны приглашаться дополнительно, их участие во встрече определяется их собственным решением. Если они хорошо справляются со своими обязанностями, то могут быть осведомлены о деталях документа в достаточной степени, чтобы посещать только те встречи, на которых разгораются наиболее жаркие споры. С другой стороны, если команда не имеет достаточного опыта работы, их присутствие может требоваться на каждой встрече.

Встречу должен открывать руководитель проекта или автор технических условий. Сам процесс довольно прост – нужно отвечать на вопросы. Если вопросов нет (это уже из области фантастики), а все нужные люди, которые присутствуют на встрече, полностью удовлетворены техническими условиями, то обсуждение заканчивается. Некоторым руководителям проектов нравится устраивать прогон окончательного прототипа, воплощающего само совершенство. Другие же предпочитают рассматривать документ по разделам. Лично я считаю это пустой тратой времени (если я составил хорошие технические условия и все их прочитали, то зачем снова проходить по всему документу?), но некоторым командам этот метод нравится и повсеместно ими используется. На самом деле важно лишь то, чтобы люди были заняты продуктивным обсуждением, задавали толковые вопросы и все вместе пытались сгладить шероховатости.

Присутствующие должны обсудить ответ на любой из поднятых вопросов к удовлетворению того, кто его задал, или добавить новый пункт к списку открытых проблем, прилагаемому к техническим условиям. Когда вопросы иссякнут, руководитель проекта рассматривает список открытых проблем (для представления его новых пунктов вполне подойдет классная доска, установленная в конференц-зале) и принимает решение о том, есть ли там что-нибудь, достойное обсуждения на следующей встрече. Если до уровня дополнительного обсуждения ни один из проблемных вопросов не дотягивает, технические условия считаются рассмотренными, а вновь выявленные проблемы – ожидающими своего исследования и решения.

После завершения обсуждения технических условий у руководителя проекта должен быть готов график реагирования на новые вопросы или проблемы, поднятые в процессе встречи. Сразу же после встречи все приглашенные для участия в ней должны получить по электронной почте сообщение с кратким перечнем открытых проблем, датой новой встречи (если таковая запланирована) и графиком работы над открытыми проблемами, требующими решения. Это приобретает особое значение, если какая-нибудь открытая проблема препятствует работе кого-нибудь из команды. Проблемы, препятствующие работе, должны быть выявлены и взяты под особый контроль в процессе обсуждения технических условий.

В результате многолетних наблюдений за отклонениями от нормального хода событий у меня появился ряд вопросов, которые стоит задавать при каждом обсуждении технических условий. Даже если эти жесткие вопросы не выявят конкретных проблем, они заставят команду более критично подойти к своей работе. Следует помнить, что это еще не окончательное испытание: о том, какими будут эти вопросы, все могут знать еще до того, как они заданы. В ваших же интересах убедиться в том, что все вовлечены в подготовку к обсуждению.